Llawlyfr a Chod Ymddygiad i Wirfoddolwyr
Croeso i Gyngor Sir Ddinbych, rydym yn gwerthfawrogi eich cefnogaeth i wirfoddoli gyda ni.
Nodwch na ddylid gweld y canllaw hwn fel un sydd yn rhwymo’n gyfreithiol, ac ni fwriedir iddo greu perthynas gytundebol gyda’n gwirfoddolwyr.
Pan fyddwch yn cychwyn gyda Chyngor Sir Ddinbych, byddwch yn derbyn enw person cyswllt (eich Goruchwyliwr Gwirfoddoli), felly os oes angen gwybod rhywbeth arnoch sydd heb ei gynnwys yn y llawlyfr hwn, peidiwch ag oedi cyn gofyn iddynt.
Mae ychydig o bethau sydd angen eu cyflawni cyn i chi ddechrau eich gweithgaredd gyda ni.
Os oes angen gwiriad gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, bydd angen i chi gwblhau’r gwaith papur perthnasol a derbyn cadarnhad cyn i chi allu cychwyn ar eich gweithgaredd. Bydd eich Goruchwyliwr Gwirfoddoli yn ei gwneud yn glir os ydych angen gwiriad GDG ar gyfer eich gweithgaredd. Fel arfer, dim ond mewn amgylchiadau penodol a gyda grwpiau penodol (fel cyswllt cyson gyda phlant neu oedolion diamddiffyn) fydd angen y gwiriad hwn.
Byddwn angen cadarnhau eich hunaniaeth a’ch Hawl i Weithio yn y DU; os ydych angen cyflawni gwiriad GDG ai peidio. Dylech ddangos ddogfen gwreiddiol i’ch Goruchwyliwr Gwirfoddoli, megis eich pasbort.
Ar gyfer rhai rolau, efallai byddwn yn gwneud cais am eirda. Bydd eich Goruchwyliwr Gwirfoddoli yn rhoi gwybod i chi os oes angen hyn. Efallai y bydd gofyn i chi ddarparu manylion un canolwr neu ddau ganolwr. Os oes angen gwiriad GDG, byddwn yn gofyn am fanylion dau ganolwr. Fel arfer, mae’r person yma yn gyn gyflogwr neu’n gorff gwirfoddol, ond gall fod yn unrhyw un sydd mewn swydd o ymddiriedaeth, fel athro neu athrawes ysgol, neu weithiwr proffesiynol.
Yna bydd eich Goruchwyliwr Gwirfoddoli yn cynnal cyfarfod sefydlu gyda chi. Bydd hyn yn sicrhau eich bod yn ymwybodol o faterion penodol safleoedd, fel iechyd a diogelwch, lle mae’r toiledau, a lle gallwch gael paned o de! Byddwch hefyd yn cael eich cefnogi i gwblhau unrhyw hyfforddiant angenrheidiol.
Os oes raid i chi gael hyfforddiant er mwyn i chi gael gwneud eich gweithgaredd, byddwn yn gwneud pob ymdrech i ddarparu hyn. Dim ond hyfforddiant sydd yn uniongyrchol berthnasol i’ch rôl wirfoddol y gallwn ei gynnig, ac nid fel gwobr neu ad-daliad am eich gweithgaredd. Mae’n hyfforddiant i gyd yn cael ei roi am ddim, a does dim gofyniad i chi aros efo ni am gyfnod penodol o amser ar ôl derbyn yr hyfforddiant hwn, er ein bod yn gobeithio y byddwch yn aros gyda ni mor hir ag y gallwch. Os ydych yn credu bod gennych anghenion hyfforddi penodol, siaradwch gyda’ch Goruchwyliwr Gwirfoddoli.
Mae holl wirfoddolwyr yn gallu cael mynediad at fodiwlau e-ddysgu ar-lein sydd ar gael ar gyfer staff. Nid yw’r rhain yn orfodol ar gyfer eich rôl, ond os hoffech gael mynediad at y rhain, cysylltwch ag Adnoddau Dynol ar 01824 706200 neu cyswlltad@sirddinbych.gov.uk er mwyn iddynt greu cyfrif mewngofnodi ar eich cyfer.
Cewch eich diogelu o dan bolisïau yswiriant y Cyngor gan eich bod yn cyflawni gwaith ar gyfer ac o dan ganllawiau’r Cyngor.
Os yw gyrru yn rhan o’r rôl neu os hawlir treuliau moduro, bydd eich Goruchwyliwr Gwirfoddoli yn gofyn i wirio eich dogfennau gyrru cyn dechrau’r dasg. Gallai hyn gynnwys:
- Tystysgrif MOT dilys
- Yswiriant cyfredol. Dylai wirfoddolwyr hysbysu eu cwmni yswiriant y byddent yn gyrru mewn rôl wirfoddol. Gall rai yswirwyr ystyried hyn fel defnydd 'Busnes' a newid premiwm.
- Tystiolaeth o Dreth Ffordd cyfredol
Fel gwirfoddolwr, ni fyddwch yn derbyn unrhyw dâl am y gweithgaredd rydych yn ei gyflawni. Fodd bynnag, ni ddylech fod allan o boced am gyflawni gweithgareddau ar gyfer y Cyngor. Bydd y Cyngor yn talu treuliau rhesymol ar gyfer unrhyw un sy’n dewis gwirfoddoli gyda ni. Bydd eich Goruchwyliwr Gwirfoddoli yn eich darparu gyda manylion o’r hyn y gallwch ei hawlio, a byddwn yn darparu ffurflen hawlio i chi. Dylech gwblhau a dychwelyd y ffurflen i’ch Goruchwyliwr Gwirfoddoli ynghyd â’ch manylion banc fel y gall y Cyngor wneud taliad BACS. Os ydych angen hysbysiad talu, rhowch eich cyfeiriad e-bost i ni fel y gallwn anfon copi o’r hysbysiad talu i chi dros e-bost.
Bydd gennych bob amser 'Oruchwyliwr Gwirfoddoli' fydd yn fan cyswllt cyntaf i chi wrth i chi gyflawni eich gweithgaredd. Bydd y Goruchwyliwr yn arolygu unrhyw weithgaredd y byddwch yn ei wneud, yn ogystal â bod wrth law i ddelio ag unrhyw ymholiadau neu broblemau fydd gennych yn ystod eich cyfnod gyda ni.
Bydd eich Goruchwyliwr Gwirfoddoli yn trefnu sesiynau 'Un i un' rheolaidd gyda chi. Dyma gyfle anffurfiol i drafod yr hyn rydych yn ei wneud, cael y newyddion diweddaraf, gwneud unrhyw sylwadau a rhoi adborth.
Gallwch wrthod unrhyw ofynion sy’n cael eu gwneud os ydych yn credu eu bod yn afrealistig, tu hwnt i sgôp eich rôl neu os ydych yn teimlo nad yw’r sgiliau priodol gennych i’w cyflawni.
Fel gwirfoddolwr, does dim gorfodaeth i fynychu eich gweithgaredd. Fodd bynnag, mae eich gweithgaredd yn bwysig iawn i ni ac i’n trigolion a byddwn yn trafod faint o’ch amser y gallwch ei roi i ni yn rheolaidd yn ystod yr hyfforddiant ymsefydlu. Os nad allwch fynych am unrhyw reswm, ceisiwch roi gwybod i’r Goruchwyliwr Gwirfoddoli cyn gynted â phosibl.
Os hoffech derfynu eich gweithgaredd gwirfoddoli gyda ni, gallwch wneud hynny unrhyw adeg. Fodd bynnag, gofynnwn i chi adael i ni wybod am eich bwriad o adael cyn gynted â phosib. Bydd hyn yn ei gwneud yn haws i ni recriwtio gwirfoddolwr newydd os bydd angen.
Mae’n bosib y bydd eich gweithgaredd gwirfoddoli yn cael ei ystyried yn brosiect cyfnod cyfyngedig. Mewn geiriau eraill, os ydym yn disgwyl i’ch gweithgaredd ddod i ben erbyn dyddiad penodol, byddwn yn dweud hynny wrthych yn eglur. Yn yr achos hwn, cewch wybod am hyn gan eich Goruchwyliwr Gwirfoddoli yn ystod eich cyfarfod sefydlu.
Pan fyddwch yn gorffen eich gweithgaredd gyda ni, byddwn yn gofyn i chi ddychwelyd unrhyw eitemau rydym wedi eu rhoi i chi gyflawni’r gweithgaredd, a gofynnwn i chi wneud hynny cyn gynted â phosib.
Bydd gwirfoddolwyr sy’n gadael Cyngor Sir Ddinbych yn derbyn dolen er mwyn rhoi adborth ar eu profiad gwirfoddoli. Bydd yn arolwg ar-lein cyfrinachol a byr a ellir ei gwblhau ar ffôn clyfar. Gallwn hefyd ddarparu geirda os gwneir cais gan gyflogwr newydd neu gordd gwirfoddol.
Mae rhai o’n gwirfoddolwyr yn chwilio am weithgaredd er mwyn datblygu eu gwybodaeth neu sgiliau cyflogadwyedd mewn maes maent eisiau gweithio ynddo. Os ydych yn byw yn Sir Ddinbych ac yn ddi-waith neu’n weithiwr ar gyflog isel, gallwch dderbyn cymorth gan Sir Ddinbych yn Gweithio, a all ddarparu hyfforddiant a chymorth i chi gael cyflogaeth hirdymor.
Wrth gyflawni eich gweithgaredd gyda ni, gofynnwn i chi ymddwyn yn briodol. Mae polisïau a gweithdrefnau penodol gan y Cyngor o safbwynt gweithwyr cyflogedig, sy’n nodi’r safon ddisgwyliedig o ymddygiad. Er nad yw’r polisïau a’r gweithdrefnau hyn bob amser yn berthnasol i chi, mae’n bwysig eich bod yn ymwybodol ohonynt ac mewn egwyddor yn ymddwyn mewn ffordd debyg. Gall eich Goruchwyliwr Gwirfoddoli ddarparu mwy o wybodaeth i chi. Mae’r pwyntiau canlynol yn amlygu rhai o’r materion allweddol sy’n berthnasol i chi.
Mae’n bwysig cadw ffiniau pan fydd eich gweithgaredd gwirfoddoli yn dod â chi i gysylltiad ag aelodau’r cyhoedd, preswylwyr, cwsmeriaid ayb. Wrth i chi ddod i nabod rhywun efallai y byddwch yn datblygu perthynas neu gyfeillgarwch personol sydd yn parhau y tu hwnt i’ch cylch gwaith o fewn eich gweithgaredd gwirfoddoli. Gall hyn o bosib eich rhoi mewn sefyllfa fregus ac felly er mwyn amddiffyn eich hun rydym yn cynghori i’n holl wirfoddolwyr i siarad â’u Goruchwyliwr Gwirfoddol am unrhyw berthynas lle rydych yn teimlo eu bod nhw’n datblygu tu allan i’ch cylch gwaith fel gwirfoddolwr. Nid ydym yn dymuno atal cyfeillgarwch rhag ffurfio, ond rydym eisiau gwneud yn siŵr nad ydych yn cael eich rhoi mewn sefyllfa fregus ac mae trafod hynny gyda’ch Goruchwyliwr yn helpu i sicrhau eich bod yn ddiogel.
Fel rhan o’r nod o gynnal ffiniau rydym yn cynghori gwirfoddolwyr i beidio â derbyn unrhyw anrhegion gan eraill, er mwyn cynnal gwahaniaeth amlwg rhwng eich gweithgaredd gwirfoddoli, a chyfeillgarwch.
Os ydych yn teimlo’n anghyfforddus gyda chwsmer/preswylydd/aelod o’r cyhoedd yn gofyn am rywbeth gennych ar unrhyw adeg, neu eich bod wedi derbyn anrheg annisgwyl ac yn ansicr ynglŷn â beth i’w wneud gyda’r anrheg trafodwch hynny gyda’ch Goruchwyliwr Gwirfoddol ar unwaith.
Corff gwleidyddol yw’r Cyngor. Rydym yn cael ein harwain gan benderfyniadau ein cynghorwyr etholedig, sy’n cynrychioli’r etholaethau lle rydym i gyd yn byw. O ganlyniad, rhaid i ni gael ein gweld fel bod mor niwtral ac amhleidiol â phosib yn ystod ein gweithgareddau gyda’r Cyngor.
Felly, ni ddylech ddefnyddio eich gweithgaredd gwirfoddoli i hyrwyddo unrhyw nodau gwirfoddol; i geisio dylanwadu proses gwneud penderfyniadau’r Cyngor, yn enwedig o safbwynt eich gweithgaredd neu’ch rôl eich hun (ar wahân i broses ymgynghori swyddogol); na defnyddio eich rôl i ddylanwadu ar aelodau etholedig.
Mae hefyd yn bwysig cynnal enw da’r Cyngor. Rhaid i ni fod mor dryloyw â phosib, felly peidiwch a derbyn rhoddion gan y cyhoedd am eich gweithgareddau.
Cofiwch fod eich diogelwch yn brif flaenoriaeth i ni, ac mae’n gweithwyr yn cymryd eu dyletswydd o ofal tuag atoch o ddifri’, ac yn gweithredu er mwyn sicrhau nad ydych mewn peryg. Bydd eich Goruchwyliwr yn rhoi briff iechyd a diogelwch i chi yn ogystal ag unrhyw gyfarpar diogelu personol gofynnol cyn i chi gyflawni unrhyw weithgareddau.
Sicrhewch eich bod yn gwisgo’n briodol ar gyfer eich gweithgaredd, mae hyn yn cynnwys defnyddio unrhyw gyfarpar diogelu rydych wedi ei dderbyn.
Mae Cyngor Sir Ddinbych yn croesawu pobl o bob rhan o’r gymuned beth bynnag eu hil, rhyw, anabledd, oedran, cenedligrwydd, cyfeiriadedd rhywiol neu gredoau crefyddol. Dangoswch barch tuag at ein holl ddefnyddwyr gwasanaeth, gweithwyr, a gwirfoddolwyr eraill os gwelwch yn dda. Mae disgwyliad y bydd ein holl wirfoddolwyr yn glynu at ymarferion cydraddoldeb y Cyngor, gan sicrhau nad yw eu hymddygiad eu hunain wrth gyflawni tasgau gwirfoddoli yn gwahaniaethu yn erbyn eraill neu’n torri deddfwriaeth cydraddoldeb.
Ni fydd angen mynediad at unrhyw un o systemau cyfrifiadurol y Cyngor ar y rhan fwyaf o’n gwirfoddolwyr. Fodd bynnag, os oes angen mynediad TG fel rhan o’ch rôl, bydd hyn yn cael ei egluro yn ystod yr hyfforddiant ymsefydlu. Mae croeso i chi wneud defnydd o’r adnoddau TG cyhoeddus yn ein llyfrgelloedd a llefydd eraill.
Mae dull dim goddefgarwch gan Gyngor Sir Ddinbych o safbwynt cyffuriau ac alcohol. Mae’n Polisi Camddefnyddio Alcohol a Sylweddau yn berthnasol i chi fel gwirfoddolwr. Fel trosolwg, mae hyn yn gwahardd yfed alcohol yn ystod gweithgareddau gwirfoddoli, yn ogystal â chyn i chi ddechrau eich gweithgaredd. Ni ddylech fod o dan ddylanwad alcohol wrth gyflawni gweithgareddau. Gellir dod o hyd i’n holl bolisïau staffio ac AD ar ein gwefan.
Dros gyfnod eich gweithgaredd mae’n bosib y byddwch yn dod yn ymwybodol o faterion cyfrinachol sy’n ymwneud â gweithwyr, gwirfoddolwyr eraill, neu’r cyhoedd. Rydym yn gofyn i chi barchu cyfrinachedd yr holl wybodaeth, ac i beidio datgelu’r wybodaeth hon i eraill. Mae hyn hefyd yn cynnwys rhannu gwybodaeth gyfrinachol ar gyfrifon cyfryngau cymdeithasol personol, byddwch yn ofalus i ddiogelu gwybodaeth eraill, a pheidiwch â datgelu unrhyw wybodaeth gyfrinachol ynglŷn â’r cyngor, staff/gwirfoddolwyr eraill neu aelodau o’r cyhoedd.
Mae ysmygu wedi’i wahardd yn ein holl adeiladau a cherbydau, ac wrth gyflawni dyletswyddau/gweithgareddau. Peidiwch ag ysmygu (gan gynnwys defnyddio e-sigarennau neu ‘vape’) wrth i chi gyflawni eich gweithgaredd gwirfoddoli, a thra rydych ar eiddo Sir Ddinbych.
Mae gennym ddyletswydd i warchod y rhai mwyaf diamddiffyn yn ein cymuned ac i sicrhau diogelwch a lles pawb sy’n defnyddio ein gwasanaethau. Os byddwch, dros gyfnod eich gweithgaredd, yn pryderu am les unrhyw ddefnyddiwr gwasanaeth, dylech roi gwybod i’ch Goruchwyliwr Gwirfoddoli neu weithiwr arall ar unwaith.
Mae pob gweithiwr o fewn y Cyngor wedi eu hyfforddi i ddelio gyda’r sefyllfaoedd hyn a byddant yn gallu helpu. Peidiwch a cheisio datrys unrhyw sefyllfa eich hun, oherwydd hyd y oed gyda’r bwriad gorau, mae’n bosib y byddech yn eich rhoi ein hun mewn perygl o honiadau o amhriodoldeb.
Bydd gofyn i rai o’n gwirfoddolwyr, sy’n dod i gyswllt rheolaidd gyda defnyddwyr gwasanaeth diamddiffyn (fel plant ac oedolion diamddiffyn) gael gwiriad gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd. Os oes angen gwiriad GDG ar gyfer eich gweithgaredd, bydd eich Goruchwyliwr Gwirfoddoli yn rhoi gwybod i chi cyn gynted â phosibl.
Ar gyfer rolau sydd angen gwiriad GDG, ni allwch ddechrau eich gweithgaredd gwirfoddol tan i ni dderbyn y dystysgrif.
Mae cwynion gan ac ynglŷn â gwirfoddolwyr yn brin iawn. Fodd bynnag, o dro i dro gall problemau godi, ac mae’n ddoeth i ni gael system yn ei lle er mwyn gwybod sut i’w trin. Mae datrys cwynion mor gyflym a theg â phosib o fudd i bawb.
Os oes gennych gŵyn anffurfiol, siaradwch gyda’r Goruchwyliwr Gwirfoddoli i ddechrau. Dylai’r ddau ohonoch geisio cytuno ar gynllun ac amserlen ar gyfer datrys y gŵyn. Os ydych yn teimlo’n anghyfforddus yn siarad gyda’ch Goruchwyliwr Gwirfoddoli, dylech wneud cais i siarad gyda’u rheolwr atebol.
Os hoffech wneud cwyn swyddogol, gallwch wneud hynny drwy weithdrefn cwynion y Cyngor, mae’r manylion ar y wefan.
Os gwneir cwyn amdanoch chi, gall eich Goruchwyliwr Gwirfoddoli eich galw i gael cyfarfod anffurfiol, ac efallai bydd Rheolwr Atebol eich Goruchwyliwr Gwirfoddoli yn bresennol hefyd.
Yn ystod y cyfarfod hwn rydych yn debygol o drafod unrhyw ddatrysiad a allai fod yn bosib, ac amserlen ar gyfer rhoi unrhyw newidiadau ar waith. Bydd y broblem fel arfer yn cael ei datrys ar y pwynt hwn ac ni fydd angen cymryd unrhyw gam arall. Fodd bynnag, weithiau bydd angen gweithredu ymhellach, a gallai hynny gynnwys hyfforddiant neu symud i wahanol weithgaredd. O dan rai amgylchiadau mae’n bosib y bydd angen i ni ofyn i chi stopio eich gweithgaredd, e.e. fyddwn ni ddim yn gallu dibynnu arnoch chi os byddwch chi’n methu troi fyny yn rheolaidd.
Os, yn annhebygol iawn, y bydd digwyddiad difrifol fel trais corfforol neu ymddygiad sy’n gwahaniaethu, byddwn yn gofyn i chi stopio eich gweithgaredd ar unwaith. Bydd eich Goruchwyliwr Gwirfoddoli yn egluro pam fod hyn wedi digwydd ac yn nodi pam bod eich ymddygiad yn afresymol. Os bydd hyn yn digwydd mae’n bosib y byddwn yn gofyn i chi adael ar unwaith.
Gobeithiwn y byddwch yn mwynhau eich cyfnod yn gwirfoddoli gyda ni. Mae’n gwirfoddolwyr yn dweud wrthyn nhw eu bod yn cael llawer o fudd o’u gweithgareddau, a gobeithiwn y byddwch chi yn teimlo felly hefyd. Rydym i gyd yma yn y Cyngor yn gwerthfawrogi eich amser yn fawr, a diolchwn i chi am fod yn rhan o’n gwasanaethau. Mwynhewch eich profiad a pheidiwch ag oedi i gysylltu â’ch Goruchwyliwr Gwirfoddoli i gael cymorth.