Preifatrwydd

Genedigaethau, priodasau a marwolaethau

Mae’r polisi hwn yn egluro sut mae'r wybodaeth yr ydym yn ei gasglu amdanoch yn cael ei ddefnyddio a'ch hawliau o ran y wybodaeth honno.

Mae gwybodaeth bersonol a gesglir gennych er mwyn cofrestru digwyddiad yn ofynnol gan y gyfraith. Y brif ddeddfwriaeth sy’n llywodraethu’r casgliad o wybodaeth gofrestru yw Deddf Cofrestru Genedigaethau a Marwolaethau 1953, Deddf Briodas 1949 a Deddf Partneriaeth Sifil 2004. Efallai bydd rhwymedigaeth gyfreithiol arnoch, drwy’r deddfau hyn, a darnau eraill o ddeddfwriaeth, i ddarparu darnau penodol o wybodaeth. Os ydych yn methu â darparu gwybodaeth sy’n ofynnol i ni, efallai bydd yn rhaid i chi, ymhlith pethau eraill, dalu dirwy, neu efallai na fyddwn yn gallu darparu’r gwasanaeth rydych yn ymgeisio amdano, fel priodas neu bartneriaeth sifil.

Gellir casglu gwybodaeth bersonol gennych hefyd os ydych yn gwneud cais i’r swyddfa hon, er enghraifft, ar gyfer tystysgrif neu i wirio gwybodaeth a gynhwysir yng nghofnod y gofrestr.

Bydd yr wybodaeth a roddwch yn cael ei gadw a'i brosesu gan swyddogion cofrestru ar gyfer y rhanbarth cofrestru hwn.

Y Cofrestrydd Arolygol yw’r rheolydd data ar gyfer cofrestriadau genedigaethau, priodasau a marwolaethau, a gellir cysylltu â’r Cofrestrydd ar: swyddfagofrestruyrhyl@sirddinbych.gov.uk neu 01824 708100.

Yr Awdurdod Lleol yw’r rheolydd data ar gyfer cofrestriadau partneriaethau sifil, a gellir cysylltu ar: swyddfagofrestruyrhyl@sirddinbych.gov.uk neu 01824 708100.

Y Cofrestrydd Cyffredinol ar gyfer Cymru a Lloegr yw’r rheolydd data ar y cyd ar gyfer cofrestriadau genedigaethau, priodasau, marwolaethau a phartneriaethau sifil, a gellir cysylltu â nhw yn:

Swyddfa Gofrestru Gyffredinol
Trafalgar Road
Southport
PR8 2HH

Gellir cysylltu â’r Swyddog Diogelu Data ar gyfer yr Awdurdod Lleol:

Cyngor Sir Ddinbych
Blwch Post 62
Rhuthun
Sir Ddinbych
LL15 9AZ

neu 01824 706000.

Bydd copi o unrhyw gofnod cofrestru yn cael ei ddarparu gan y swyddfa hon yn ôl y gyfraith, i unrhyw ymgeisydd, cyn belled â’u bod yn darparu digon o wybodaeth i nodi’r cofnod dan sylw ac yn talu’r ffi briodol. Bydd y copi yn cael ei gyflwyno mewn ffurf copi ardystiedig papur yn unig (“tystysgrif”). Gellir gwneud cais am dystysgrif hefyd i’r Swyddfa Gofrestru Gyffredinol.

Mae mynegeion ar gyfer digwyddiadau a gofrestrir yn y swyddfa hon ar gael yn gyhoeddus, er mwyn helpu aelodau o’r cyhoedd i nodi’r cofnod cofrestru maent ei hangen. Mae mynegeion ar gael mewn fformat ar law ac ar wefan GPM Gogledd Cymru (gwefan allanol).

Bydd copi o’r wybodaeth a gesglir gan swyddog cofrestru hefyd yn cael ei anfon ar Gofrestrydd Cyffredinol  Cymru a Lloegr, fel y gellir cadw cofnod canolog o'r holl gofrestriadau.

Gellir rhannu gwybodaeth gofrestru a gedwir yn y swyddfa hon gyda sefydliadau eraill  wrth gyflawni ein swyddogaethau, neu i alluogi eraill i gyflawni eu swyddogaethau nhw. Byddwn ond yn rhannu gwybodaeth lle mae sail gyfreithiol dros wneud hynny am y rhesymau canlynol:

1. Dibenion ystadegol neu ymchwil
2. Dibenion gweinyddol gan gyrff swyddogol e.e. sicrhau bod eu cofnodion wedi eu diweddaru er mwyn darparu gwasanaethau i’r cyhoedd
3. Dibenion atal neu ddatgelu twyll, mewnfudo a phasbort

Mae modd dod o hyd i ragor o wybodaeth am ddata a gedwir gan y gwasanaeth cofrestru a rhestr lawn o sefydliadau y rhennir y data cofrestru gyda nhw, y diben a’r sail gyfreithiol dros rannu’r data, drwy gysylltu â’r Cofrestrydd Arolygol ar swyddfagofrestruyrhyl@sirddinbych.gov.uk.

Mae gennych yr hawl i ofyn am fynediad at y wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch, i gael gwybod am gasgliad a’r defnydd o’ch gwybodaeth bersonol, i gywiro gwybodaeth anghywir (lle mae’r gyfraith yn caniatáu hynny) a gofyn i ni gyfyngu ar brosesu eich gwybodaeth bersonol. Mewn amgylchiadau penodol, mae gennych yr hawl i wrthod prosesu eich gwybodaeth bersonol. Ni fydd eich gwybodaeth yn destun penderfyniadau awtomataidd.

Mae gwybodaeth gofrestru'n cael ei chadw am gyfnod amhenodol fel sy'n ofynnol gan y gyfraith. Bydd data personol eraill yn cael eu cadw am y cyfnod a nodir yn y Cynllun Cadw Cofnodion Corfforaethol.

Os oes gennych unrhyw gwestiynau neu bryderon am gasglu, defnyddio neu ddatgelu eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â’r Cofrestrydd Arolygol ar swyddfagofrestruyrhyl@sirddinbych.gov.uk.

Mae gennych yr hawl i gwyno i’r Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth am y ffordd rydym yn trin eich gwybodaeth bersonol. Mae manylion o ran sut y gallwch wneud ar gael ar wefan y Comisiynydd Gwybodaeth (gwefan allanol).

Cyngor Sir Ddinbych Hysbysiad Preifatrwydd

Hunaniaeth a manylion cyswllt y Cyngor

Mae Cyngor Sir Ddinbych yn 'rheolydd data' ac mae wedi ei gofrestru gyda'r Comisiynydd Gwybodaeth. Ein rhif cofrestru yw Z573781X.

Fel rheolydd data, bydd y Cyngor yn gwneud pob ymdrech resymol i sicrhau ein bod ni, neu unrhyw drydydd parti a allai brosesu data ar ein rhan, yn cydymffurfio ag egwyddorion deddfwriaeth Diogelu Data wrth brosesu data personol.

Gallwch gysylltu â ni am amrywiaeth o wasanaethau, neu drwy ffurflenni ar ein gwefan.

Caiff materion o ran sut caiff data ei drin, sylw gan Swyddog Diogelu Data'r Cyngor a gellir cysylltu â'r Swyddog drwy e-bost, dataprotection@denbighshire.gov.uk neu drwy'r cyfeiriad post a ddangosir uchod.

Fel awdurdod cyhoeddus, rhaid i ni gydymffurfio â'r holl ddeddfwriaeth berthnasol sy'n ymwneud â thrin data. Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yw'r awdurdod goruchwylio yn y Deyrnas Unedig, ac fe'i sefydlwyd i sicrhau bod eich hawliau data yn cael eu cynnal.

Categorïau data personol rydym yn eu cadw

Mae cael, cofnodi, cadw a delio â gwybodaeth bersonol yn cael ei alw'n 'brosesu'.

Rydym yn cadw amrywiaeth o wahanol gategorïau o ddata, yn dibynnu ar y berthynas sydd gan y Cyngor gyda chi. Mae'n bosibl ein bod yn cadw gwybodaeth fel eich enw, cyfeiriad, dyddiad geni neu fanylion cyfrif banc, ond mae'n bosibl ein bod yn cadw gwybodaeth o fath mwy sensitif amdanoch chi, er enghraifft, gwybodaeth am eich iechyd, crefydd, cyfeiriadedd rhywiol, neu unrhyw droseddau rydych wedi'u cyflawni. Bydd y math o wybodaeth rydym yn ei chadw yn dibynnu ar y gwasanaeth sy'n cael ei ddarparu.

Gallai data personol olygu gwybodaeth a gedwir ar gyfrifiadur, mewn cofnod papur, h.y. ffeil, ond gall hefyd gynnwys mathau eraill o wybodaeth a gedwir yn electronig, h.y. delweddau teledu cylch caeedig (TCC).

Sut mae adrannau yn y Cyngor yn casglu a defnyddio eich data personol

Mae gan Gyngor Sir Ddinbych gyfrifoldeb cyffredinol dros amrywiaeth eang o wasanaethau cyhoeddus ar draws ein Hardal Awdurdod Lleol ac mae'n angenrheidiol casglu data personol i alluogi'r gwasanaethau hynny i gael eu darparu i breswylwyr.

Mae rhestr o wasanaethau'r Cyngor ar gael ar ein gwefan.

Dyma rai enghreifftiau o sut rydym yn casglu a defnyddio eich data:

Darparu gwasanaeth

Rydym yn cadw manylion y bobl hyn sydd wedi gwneud cais am wasanaeth er mwyn ei ddarparu. Fodd bynnag, rydym yn defnyddio'r manylion hyn i ddarparu'r gwasanaeth gofynnol yn unig, neu ar gyfer gwasanaethau eraill cysylltiedig.

Caiff gwybodaeth bersonol ei chasglu a'i defnyddio pan rydym yn darparu gwasanaethau gofal cymdeithasol neu'n gweinyddu treth y cyngor, budd-dal tai, grantiau a gwasanaethau pwysig eraill i'r cyhoedd.

Gorfodi

Mae rhai adrannau yn casglu data personol o ganlyniad i weithgarwch gorfodi a wneir gan y Cyngor. Er enghraifft, mae data o’r fath yn cael ei gasglu gan ein hadrannau Gwarchod y Cyhoedd, Priffyrdd a Refeniw wrth orfodi rheoliadau sy’n ymwneud â safonau masnach, tipio anghyfreithlon, priffyrdd, troseddau parcio a threth y cyngor, cyfraddau busnes ac incwm cyffredinol. Bydd y data yn cael ei ddefnyddio i gysylltu’n rhagweithiol gyda chwsmeriaid gan ddefnyddio negeseuon tesun, e-bost a ffôn mewn perthynas â’r gweithgaredd gorfodi hwn.

Marchnata

Mae rhai adrannau yn darparu gwasanaethau yn ôl disgresiwn a'ch gwahodd i gofrestru ar gyfer rhestrau post er mwyn cael y wybodaeth ddiweddaraf am eu gwasanaethau, cynigion arbennig neu weithgareddau a allai fod o ddiddordeb i chi.  Mae'r data personol hwn yn cael ei gasglu dim ond pan fyddwch yn darparu eich caniatâd eich bod am gael y wybodaeth ddiweddaraf.

Gallwch ddatdanysgrifio, ac mae gennych hawl i wneud hynny, neu gallwch ofyn i'ch data gael ei ddileu pan na fyddwch am gael gwybodaeth farchnata bellach.

Recriwtio

Pan fydd unigolion yn gwneud cais i weithio i'r Cyngor, byddwn yn defnyddio'r wybodaeth maen nhw'n ei darparu i brosesu eu cais ac i fonitro ystadegau cyfle cyfartal yn unig.

Pan fydd unigolyn wedi cael gwaith gyda'r Cyngor, byddwn yn llunio ffeil staff sy'n gysylltiedig â'u cyflogaeth. Mae'r wybodaeth a gedwir yn y ffeil yn cael ei chadw'n ddiogel a chaiff ei defnyddio ar gyfer dibenion sy'n berthnasol yn uniongyrchol i'r gyflogaeth honno yn unig.

Cofrestru i bleidleisio

Pan fydd unigolyn yn cofrestru i bleidleisio, mae eu henw a chyfeiriad yn cael eu cynnwys ar y gofrestr etholwyr. Mae dwy fersiwn o'r gofrestr yn cael eu gwneud a'u cyhoeddi bob blwyddyn.  Mae'r Gofrestr Lawn ar gael i'w harchwilio dan oruchwyliaeth.

Nid yw'r Gofrestr wedi'i Golygu yn cynnwys enwau a chyfeiriadau pobl sydd wedi gofyn i gael eu heithrio o'r fersiwn hon o'r gofrestr. Gall unrhyw un sy'n gofyn am gopi o'r Gofrestr wedi'i Golygu ei phrynu, a gallant ei defnyddio ar gyfer unrhyw ddiben.

Ffynhonnell data personol

Bydd mwyafrif helaeth y data personol rydym yn ei gadw wedi'i ddarparu i ni yn uniongyrchol gennych chi.   Mae adegau pan gaiff data personol ei gasglu amdanoch mewn ffyrdd eraill.

Mae hyn yn cynnwys:

• pan fydd asiantaethau partner yn rhannu gwybodaeth gyda ni i ddarparu gwasanaeth cysylltiedig i chi
• pan fyddwch yn symud i'n Hardal Awdurdod Lleol, mae'n bosibl y bydd data yn cael ei rannu o'ch awdurdod lleol blaenorol
• pan fydd yr heddlu ac asiantaethau eraill gorfodi'r gyfraith yn rhannu gwybodaeth i alluogi'r awdurdod lleol i ddiogelu preswylwyr
• pan fydd aelodau'r cyhoedd yn rhoi gwybod i ni am faterion

Pobl rydym yn rhannu data gyda nhw

Rydym yn rhannu data gydag eraill i alluogi i wasanaeth gofynnol neu wasanaeth statudol gael ei ddarparu. Gallai hyn fod lle rydym yn defnyddio asiantaeth arall i ddarparu'r gwasanaeth ar ein rhan neu pan fyddwn yn cydweithredu ag asiantaethau eraill.

Gallai'r asiantaethau dan sylw fod yn bartneriaethau rhanbarthol, Llywodraeth Cymru, ysgolion lleol a cholegau, a'r Ymddiriedolaethau Iechyd.  Rydym hefyd yn darparu gwybodaeth weithiau i'r sector preifat a'r sector elusennol pan fyddant yn rhan o ddarparu gwasanaeth ar ein rhan.

Enghraifft o gydweithio 

Cais am gymhorthion ac offer i gynorthwyo defnyddiwr gwasanaeth hŷn. Cais o'r fath fyddai gwasanaeth a allai gael ei ddarparu ar y cyd gan ein timau Gofal Cymdeithasol, Iechyd a Thai yn ogystal â gyda'r Bwrdd Iechyd.

Enghraifft o wasanaeth a delir amdano 

Rydym yn talu rhai sefydliadau i ddarparu gwasanaethau ar ein rhan fel darparwyr llety preswyl a gofal cartref. Mewn achosion o'r fath, y wybodaeth a ddarperir iddynt yw'r lefel isaf angenrheidiol i'w galluogi i ddarparu gwasanaethau i chi ar ein rhan.

Trosglwyddo gwybodaeth i awdurdod lleol arall 

Gellir darparu gwybodaeth bersonol amdanoch chi i awdurdodau lleol eraill. Enghraifft fyddai lle rydych wedi symud o un ardal i ardal arall a bod angen rhannu gwybodaeth bersonol i ganiatáu i wasanaethau rydych yn eu cael i barhau.

Trosglwyddo gwybodaeth sy'n ofynnol gan y gyfraith Rydym hefyd yn rhannu gwybodaeth bersonol pan fo angen i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith. Mae enghreifftiau yn cynnwys pan fo angen i ni gyhoeddi neu adrodd materion i Lywodraeth Cymru, i gynorthwyo asiantaethau gorfodi'r gyfraith i atal, canfod ac erlyn troseddau, i ddiogelu buddiannau hanfodol yr unigolyn dan sylw neu i gydymffurfio â Gorchymyn Llys.

Mynediad i wybodaeth gan gwmnïau preifat Mewn rhan achosion, rydym yn rhannu gwybodaeth gyda chwmnïau preifat er mwyn iddynt weithredu fel prosesydd data ar ein rhan.  Mae trefniadau o'r fath yn destun trefniadau prosesu data gyda rheolau caeth ar brosesu i gadw'r data yn ddiogel. 
Weithiau, mae'n bosibl y bydd gan rai cwmnïau'r sector preifat fynediad i ddata personol mewn ffordd a reolir yn llym er mwyn cynnal gweithgarwch cynnal a chadw diffiniedig ar y system am gyfnod cyfyngedig.

---

Fel awdurdod cyhoeddus, mae'n ofynnol i ni yn unol a'r gyfraith ddiogelu'r arian cyhoeddus a weinyddir gennym. Gallwn rannu gwybodaeth a roddir i ni a chyrff eraill sy'n gyfrifol am archwilio neu weinyddu arian cyhoeddus er mwyn atal a chanfod twyll. Mae'r Archwilydd Cyffredinol yn gyfrifol am gynnal ymarferion paru data yn unol a'i bwerau o dan y Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004.

Mae paru data yn cynnwys cymharu cofnodion cyfrifiadurol a ddelir gan un corff yn erbyn cofnodion cyfrifiadurol eraill a ddelir gan yr un corff neu gorff arall i weld i ba raddau maent yn paru. Gwybodaeth bersonol yw'r data hwn fel arfer. Mae paru data cyfrifiadurol yn golygu bod modd adnabod ceisiadau a thaliadau twyllodrus. Pan gaiff data ei baru mae'n dynodi bod anghysondeb y mae angen ymchwilio iddo ymhellach. Ni ellir tybio a oes achos o dwyll, gwall neu esboniad arall hyd nes y cynhelir ymchwiliad.

Ar hyn o bryd mae'r Archwilydd Cyffredinol yn ei gwneud yn ofynnol i ni gymryd rhan mewn ymarfer paru data er mwyn helpu i atal a chanfod twyll. Mae'r Archwilydd Cyffredinol yn ei gwneud yn ofynnol i'r awdurdod hwn ddarparu gwybodaeth sydd ganddo at y diben hwn. Mae'n ofynnol i ni roi setiau penodol o ddata i'r Archwilydd Cyffredinol er mwyn eu paru. Mae'r manylion wedi'u hamlinellu ar wefan Swyddfa Archwilio Cymru (gwefan allanol). Gan fod y defnydd o ddata gan yr Archwilydd Cyffredinol mewn ymarfer paru data yn destun awdurdod statudol (Rhan 3A o Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004), nid oes angen cael caniatad yr unigolion dan sylw o dan Ddeddf Diogelu Data 1998. Mae prosesau paru data'r Archwilydd Cyffredinol yn destun Cod Ymarfer. Mae hyn er mwyn rhoi cymorth i’r cyrff sy’n ymwneud a pharu data i gydymffurfio a’r gyfraith ac ymarfer da, gan gynnwys cynnal diogelwch data.

Am ragor o wybodaeth am bwerau cyfreithiol yr Archwilydd Cyffredinol a'r rhesymau dros baru gwybodaeth benodol, gwefan Swyddfa Archwilio Cymru (gwefan allanol).

Am ba mor hir rydym yn cadw eich data

Ni chaiff data ei gadw am hirach nag sy'n angenrheidiol, ac mae'r Cyngor yn dilyn canllawiau cyfreithiol ac arfer gorau ar ba mor hir dylid cadw gwybodaeth cyn iddi gael ei dinistrio'n ddiogel.

Mae'r terfyn amser ar gyfer cadw data yn wahanol gan ddibynnu ar y math o ddata dan sylw.

Trosglwyddo y tu allan i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd

Ni fyddwn yn rhannu gwybodaeth bersonol y tu hwnt i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd ar sail reolaidd.   Gellir trosglwyddo data personol i wlad tu allan i'r ardal hon dim ond os yw'r gyrchfan wedi bod yn destun penderfyniad digonolrwydd ei bod yn bodloni meini prawf penodol a osodir gan y Comisiwn Ewropeaidd. Mae hyn yn golygu y gallwn anfon gwybodaeth i wlad, dim ond os yw'n bodloni safonau llym iawn. Os nad yw'r safonau hynny ar waith, ni fyddwn yn defnyddio'r gwasanaethau.

Yn yr amgylchiadau prin iawn pan fydd eich gwybodaeth bersonol wedi'i throsglwyddo y tu allan i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd, cewch wybod o flaen llaw, cyn belled nad yw'n gwrthdaro â rhwymedigaeth gyfreithiol a roddwyd ar y Cyngor.

Eich hawliau data

1. Hawl i gael gwybod Rhaid i ni fod yn gwbl dryloyw gyda chi drwy ddarparu gwybodaeth mewn ffurf gryno, tryloyw, dealladwy a hygyrch iawn, gan ddefnyddio iaith glir a phlaen. Ein hysbysiad preifatrwydd yw un o'r ffyrdd rydym yn ceisio rhoi gwybod i chi sut caiff data ei drin.
2. Hawl i gael mynediad Mae gennych hawl i gael mynediad i'ch gwybodaeth bersonol. I gael manylion am sut gallwch gael mynediad i'ch gwybodaeth bersonol, gweler ein tudalen diogelu data.
3. Hawl i gywiro Mae gennych hawl heb oedi gormodol i ofyn am gywiro neu ddiweddaru data personol anghywir.
4. Hawl i gyfyngu ar brosesu Gallwch ofyn am gyfyngu ar brosesu fel pan fo cywirdeb y data personol yn cael ei amau. Mae hyn yn golygu y gallwn storio'r data personol yn unig ac nid ei brosesu ymhellach, ar wahân i mewn amgylchiadau cyfyngedig.
5. Hawl i wrthwynebu Gallwch wrthwynebu i fathau penodol o brosesu fel marchnata uniongyrchol. Mae'r hawl i wrthwynebu hefyd yn berthnasol i fathau eraill o brosesu fel prosesu ar gyfer dibenion gwyddonol, ymchwil hanesyddol neu ystadegol (er mae'n bosibl y bydd prosesu yn digwydd o hyd am resymau budd y cyhoedd).
6. Hawliau o ran gwneud penderfyniadau awtomataidd a phroffilio Mae'r gyfraith yn darparu amddiffyniad i chi yn erbyn y risg bod penderfyniad niweidiol posibl yn cael ei wneud heb ymyrraeth ddynol. Nid yw'r hawl yn berthnasol mewn amgylchiadau penodol fel pan fyddwch yn rhoi eich caniatâd penodol.
7. Hawl i gludadwyedd data Pan gaiff data personol ei brosesu ar sail caniatâd a thrwy ddulliau awtomataidd, mae gennych hawl i gael eich data personol wedi'i drosglwyddo'n uniongyrchol o un rheolydd data i un arall pan fo hyn yn dechnegol bosibl.
8. Hawl i ddileu neu 'hawl i gael eich anghofio' Gallwch ofyn am ddileu eich data personol gan gynnwys pan:
   (i) nad yw'r data personol yn angenrheidiol bellach o ran y dibenion y cafodd ei gasglu ar eu cyfer 
   (ii) nad ydych yn darparu eich caniatâd bellach, neu 
   (iii) rydych yn gwrthwynebu i'r prosesu.

Mae'r Comisiynydd Gwybodaeth yn rheoleiddio trin data gan sefydliadau yn y DU a gweithio i gynnal hawliau data dinasyddion ac mae gwefan y Comisiynydd Gwybodaeth (gwefan allanol) yn darparu rhagor o wybodaeth am yr hawliau sydd ar gael i chi.

Tynnu caniatâd yn ôl

Os gwnaethoch roi caniatâd i ddarparu eich gwybodaeth bersonol i ni a'ch bod wedi newid eich meddwl ac nad ydych am i'r Cyngor gadw a phrosesu eich gwybodaeth bellach, rhowch wybod i ni. I ddechrau, cysylltwch â'r adran berthnasol. Dylai tynnu caniatâd yn ôl fod mor hawdd i'w wneud â phan wnaethoch roi caniatâd yn y lle cyntaf. Os nad hynny yw eich profiad gyda gwasanaeth penodol, mae'n bwysig eich bod yn rhoi gwybod i ni am eich anawsterau er mwyn i ni allu ei gywiro.

Os byddwch yn cael unrhyw anawsterau wrth dynnu caniatâd yn ôl, cysylltwch â Swyddog Diogelu Data'r Cyngor drwy e-bost yn dataprotection@denbighshire.gov.uk neu drwy ysgrifennu at:  

Swyddog Diogelu Data
Cyngor Sir Ddinbych
Blwch Post 62
Rhuthun
LL15 9AZ

Gwneud penderfyniadau awtomataidd a phroffilio

Nid yw'r Cyngor yn cynnal proses gwneud penderfyniadau awtomataidd, ac felly bydd unrhyw benderfyniad a wneir gennym sy'n effeithio arnoch chi bob amser yn cynnwys ymyrraeth ddynol.   Weithiau byddwn yn proffilio i'n galluogi ni fel awdurdod lleol i dargedu gwasanaethau i'r rhai yn y gymdeithas sydd angen help a chymorth ac a allai ddioddef niwed heb ein cymorth.

Yr hawl i gwyno am drin data

Mae'r Cyngor yn gosod safonau uchel iawn ar gyfer casglu a defnyddio data personol yn briodol. Felly rydym yn trin unrhyw gwynion am drin data yn ddifrifol iawn. Rydym yn eich annog i ddwyn ein sylw at achosion lle mae defnyddio data yn annheg, camarweiniol neu amhriodol ac rydym hefyd yn croesawu awgrymiadau am welliant.

Datrys anffurfiol

I ddechrau, byddem yn gofyn i chi geisio datrys materion trin data yn uniongyrchol gyda'r adran berthnasol. Gallwch hefyd gysylltu â'n Swyddog Diogelu Data - dataprotection@denbighshire.gov.uk pe baech yn cael anhawster wrth ganfod datrysiad gyda'r adran berthnasol.
Rydym wedi ein hymrwymo i drin data yn briodol ac rydym yn ffyddiog y gallwn ddatrys y rhan fwyaf o faterion yn anffurfiol.

Datrys ffurfiol

Gallwch ofyn i'ch mater gael ei drin drwy ein porthol cwynion ar-lein.
Os na fyddwch yn fodlon ar ôl cwyn fewnol, gallwch roi cwyn i'r Comisiynydd Gwybodaeth: gwefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (gwefan allanol).

Gwasanaethau Addysg a Phlant

Bydd eich data’n cael ei brosesu gan Gyngor Sir Ddinbych i bwrpas penodol derbyniadau; ceisiadau cludiant; hawlenni cyflogaeth; trwyddedu perfformiadau; aildrefnu ysgolion; monitro cyrhaeddiad ac adrodd; llywodraethu ysgolion; iechyd a lles yn ogystal ag i bwrpas materion cysylltiedig â phlant sydd angen Cymorth Cynnar, Gofal a Chefnogaeth neu lle mae pryderon perthnasol i Amddiffyn Plant neu unrhyw weithgarwch troseddol honedig neu a brofwyd. Caiff eich data personol ei brosesu fel ‘tasg gyhoeddus’, sef gofyniad ar yr awdurdod lleol o dan Ddeddf Addysg 1996 ac er mwyn hyrwyddo lles pob unigolyn o dan Ddeddf Gwasanaethau Cyhoeddus a Llesiant (Cymru) 2014 ac i hyrwyddo lles a diogelwch plant o dan Ddeddf Plant 1989 a Gweithdrefnau Amddiffyn Plant Cymru Gyfan 2008.

Gall Cyngor Sir Ddinbych rannu eich data gydag awdurdodau lleol eraill, GIG, yr Heddlu, Gwasanaethau Plant a Theuluoedd/Gwasanaethau Cymorth Cynnar, os yw hyn yn angenrheidiol er mwyn i’r Cyngor ymgymryd â’i ddyletswyddau i hyrwyddo lles a diogelwch. Fe all hyn olygu trosglwyddo eich data y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd os ydych chi wedi byw mewn gwlad y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd.

Gwybodaeth preifatrwydd Gwasanaeth Cwnsela Annibynnol Pobl Ifanc Sir Ddinbych

Bydd Cyngor Sir Ddinbych yn defnyddio’r data byddwch chi’n ei ddarparu mewn atgyfeiriad er mwyn darparu’r gwasanaeth cwnsela rydych chi wedi gwneud cais amdano ar eich cyfer chi eich hun, neu ar ran eich plentyn (os ydych chi’n rhiant neu warcheidwad).

Mae gennych hawl i dynnu caniatâd i ni ddarparu’r gwasanaethau hyn yn ôl ar unrhyw adeg. Ni fyddwn yn trosglwyddo eich data i unrhyw wlad arall, o fewn na'r tu allan i’r EEA, oni fydd eich plentyn yn derbyn cymorth gan TRAC a'ch bod chi wedi llofnodi'r hysbysiad TRAC ar wahân.

Bob blwyddyn, byddwn yn sicrhau bod eich data chi / data eich plentyn yn ddienw a’i rannu’n ddiogel gyda Llywodraeth Cymru. Mae hwn yn ofyniad statudol. Mae hyn yn helpu Llywodraeth Cymru i ddeall mwy am ein gwasanaeth cwnsela, a’r gwaith rydym ni’n ei wneud. Rydym hefyd yn defnyddio system reoli glinigol wedi’i hamgryptio’n llawn er mwyn storio a phrosesu eich data er mwyn ein helpu i roi’r gwasanaeth gorau posibl i chi / eich plentyn. Mae unrhyw wybodaeth a gaiff ei chynhyrchu trwy adroddiadau o’r system hon yn gwbl ddienw.

Bydd Cyngor Sir Ddinbych yn cadw eich gwybodaeth chi / gwybodaeth eich plentyn fel cofnodion disgyblion hyd nes eu pen-blwydd yn 25 oed. Os ydych chi’n teimlo bod Cyngor Sir Ddinbych wedi camddefnyddio eich data personol chi / data personol eich plentyn ar unrhyw adeg, gallwch gyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (gwefan allanol).

Rhagor o wybodaeth

Darllenwch Hysbysiad Preifatrwydd Cyngor Sir Ddinbych hefyd.

Hysbysiad Preifatrwydd Swyddog Cofrestru Etholiadol a Swyddog Canlyniadau

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn esbonio sut mae’r Swyddog Cofrestru Etholiadol a’r Swyddog Canlyniadau yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol amdanoch chi i ddarparu gwasanaethau’n effeithlon ac yn effeithiol.

Rydym yn defnyddio’r wybodaeth hon i’n caniatáu i ymgymryd â swyddogaethau penodol yr ydym yn gyfrifol amdanynt ac i’ch darparu chi gyda gwasanaeth statudol, fel y nodir yn Neddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983, Deddf Gweinyddu Etholiadol 2013 a’r rheoliadau cysylltiedig.

Y Swyddog Cofrestru Etholiadol a'r Swyddog Canlyniadau yw’r Rheolydd Data ac mae wedi cofrestru hefo swyddfa Y Comisiynydd Gwybodaeth o dan gyfeirnod cofrestru Z6341445. Y Rheolydd Data yw

Cyngor Sir Ddinbych
Neuadd y Sir
Ffordd Wynnstay
Rhuthun
LL15 1YN

Pa wybodaeth sy’n cael ei chofnodi?

Rydym yn cofnodi gwybodaeth am etholwyr posib a chyfredol. Efallai bod y wybodaeth wedi cael ei hysgrifennu (cofnodion papur), neu’n cael ei chadw ar gyfrifiadur (cofnodion electronig).

Gall y cofnodion hyn gynnwys:

• Manylion sylfaenol amdanoch chi, megis enw, cyfeiriad, dyddiad geni, Rhif Yswiriant Gwladol, Manylion cyswllt (cyfeiriad e-bost/rhif ffôn), cenedligrwydd a’ch cyfeiriad blaenorol
• Gwybodaeth pleidlais absennol (post/procsi, yn cynnwys manylion eich procsi ac unrhyw un sydd wedi eich helpu)
• Ffurflenni cais wedi’u sganio a dyddiadau unrhyw lythyrau gohebiaeth
• Nodiadau am unrhyw amgylchiadau perthnasol rydych wedi dweud wrthym amdanynt
• Preswylwyr eraill yn eich cartref
• Os ydych chi dros 70 mlwydd oed, neu o dan 16/17 mlwydd oed
• Os ydych chi wedi dewis i optio allan o Fersiwn agored y Gofrestr ai peidioUnrhyw dystiolaeth pellach gennych chi, megis copïau o’ch pasbort,  
• Tystysgrif Priodas, trwydded yrru, caniatâd preswylfa biometreg, Cerdyn Adnabod AEE
• Ymlyniad gwleidyddol

Mae’n bwysig bod eich cofnodion yn fanwl ac yn ddiweddar, gan eu bod yn ein helpu ni i sicrhau bod ein staff yn gallu eich darparu gyda’r help, cyngor neu’r gefnogaeth sydd ei angen arnoch. Os nad yw eich gwybodaeth yn gywir, yna cysylltwch â ni fel ein bod yn gallu ei newid.

Gov.uk

I wirio pwy ydych chi, bydd y data yr ydych yn ei ddarparu yn cael ei brosesu gan y Gwasanaeth Digidol Cofrestru Etholiadol Unigol a reolir gan Swyddfa'r Cabinet. Fel rhan o'r broses yma bydd eich data yn cael ei rhannu gyda'r Adran Gwaith a Phensiynau a chyflenwyr Swyddfa'r Cabinet sy'n brosesyddion data ar gyfer Gwasanaeth Digidol Cofrestru Etholiadol Unigol. Gallwch gael mwy o wybodaeth am hyn ar yr hysbysiad preifatrwydd yn yr adran ar gyfer cofrestru i bleidleisio ar gov.uk (gwefan allanol).

Ar gyfer beth y defnyddir y wybodaeth?

Byddwn ond yn defnyddio’r wybodaeth a rowch i ni ar gyfer pwrpasau etholiadol. Byddwn yn gofalu am y wybodaeth bersonol hon mewn modd diogel a byddwn yn dilyn y ddeddfwriaeth diogelu data. Ni fyddwn yn rhannu gwybodaeth bersonol amdanoch chi neu wybodaeth bersonol yr ydych efallai’n ei rannu am bobl eraill gydag unrhyw un arall nac ychwaith unrhyw sefydliad arall, ac eithrio ei bod yn bod yn gyfreithiol gwneud hynny.

Mae'r Cofrestr Etholwyr yn ddogfen gyhoeddus a ellir ei weld drwy apwyntiad ac o dan reolaeth llym yn unig.

Gall eich gwybodaeth gael ei rhannu / datgelu gyda’r canlynol:

• Argraffydd neu gyflenwr wedi’i gontractio (prosesydd) sy’n gweithredu ar eich rhan
• Pleidiau gwleidyddol cofrestredig, cynrychiolwyr etholedig, ymgeiswyr, asiantwyr a chyfranogwyr cymeradwy sy’n gallu ei defnyddio at bwrpasau etholiadol yn unig
• Yr Adran Gwaith a Phensiynau a fyddai hefyd  yn defnyddio eich gwybodaeth i wirio eich cymhwyster ar gyfer yr cofrestr etholwyr.
• Asiantaethau cyfeirnod credyd, y Llyfrgell Brydeinig , Awdurdod Ystadegau'r Deyrnas Unedig, y Comisiwn Etholiadol a derbynwyr statudol eraill o’r Comisiwn Etholiadol
• Manylion os ydych chi wedi pleidleisio ai peidio (ond nid sut) i’r rheiny sy’n gymwys yn gyfreithiol i’w dderbyn ar ôl etholiad
• Pan mae iechyd a diogelwch eraill mewn perygl
• Pan mae’r gyfraith yn gofyn i ni basio gwybodaeth ymlaen mewn amgylchiadau arbennig
• Atal troseddu neu ddatgelu twyll fel rhan o’r Fenter Twyll Cenedlaethol

Rhaid i unrhyw un sy'n derbyn gwybodaeth gennym ni ei chadw'n gyfrinachol yn ôl y gyfraith. Ni fyddent yn ei defnyddio am unrhyw reswm arall ac mae'n rhaid iddynt ei ddiogelu yn yr un ffordd.

Mae’n ofyniad cyfreithiol adrodd gwybodaeth benodol i awdurdodau priodol – er enghraifft:

• Pan dosbarthir gorchymyn llys ffurfiol
• Asiantaethau gorfodi'r gyfraith i atal neu ddatgelu trosedd
• Swyddfa Ganolog Galwad i'r Rheithgor i nodi’r unigolion hynny sydd dros 76 mlwydd oed ac nid bellach yn gymwys ar gyfer y wasanaeth rheithgor

Am faint?

Mae gofyn i’r Swyddog Cofrestru Etholiadol a’r Swyddog Canlyniadau brosesu eich data personol mewn perthynas â pharatoi ar gyfer a chynnal Etholiadau. Caiff eich manylion eu cadw a’u diweddaru mewn perthynas â’n rhwymedigaethau cyfreithiol ac yn unol â’r cyfnodau cadw statudol. Mae’r Swyddog Cofrestru Etholiadol a’r Swyddog Canlyniadau yn cynnal dogfen polisi cadw wedi’i ymgorffori i ddogfen polisi cadw Cyngor Sir Ddinbych.

Categorïau Arbennig data personol

Mae rhannau o’r wybodaeth a gesglir yn cael ei ddosbarthu mewn categori arbennig data personol. Caiff hyn ei brosesu er budd sylweddol y cyhoedd fel y nodir yn Neddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983 a’r rheoliadau cysylltiedig. I brosesu’r math hwn o wybodaeth mae gennym ddogfen polisi ar wahân sy’n nodi sut y bydd y wybodaeth hon yn cael ei thrin.

Hawl i Wrthwynebu

Mae gennych hawl i wrthwynebu defnyddio manylion cyswllt eich cyfeiriad e-bost neu rif ffôn ar gyfer pwrpas cofrestru etholiadol. Os nad ydych eisiau cyswllt ar e-bost neu dros y ffôn dylech gysylltu â’r Swyddog Cofrestru Etholiadol sef y Rheolydd Data i datdanysgrifio.

Hawl i Gael eich Anghofio

Nid yw hyn yn gymwys wrth gynnal cofrestr etholwyr.  Nid oes modd gofyn i dynnu eich manylion o gofrestrau presennol neu hanesyddol.

Gwybodaeth Bellach

Am wybodaeth bellach ac os ydych chi’n credu y torrwyd eich hawliau, cysylltwch â

Hawl i Wybodaeth
Tîm Rheoli Gwybodaeth Corfforaethol
Cyngor Sir Ddinbych
PO Box 62
Rhuthun
LL15 9AZ

Sut yr ydym yn defnyddio eich gwybodaeth - Hysbysiad Preifatrwydd ar gyfer Trwyddedu

Mae delio â gwybodaeth bersonol yn y ffordd gywir gan Gyngor Sir Ddinbych yn bwysig iawn i ddarpariaeth ein gwasanaethau ac i gynnal hyder y cyhoedd.

Data personol yw unrhyw wybodaeth sy’n gysylltiedig ag unigolyn, lle mae modd adnabod yr unigolyn yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol o’r wybodaeth honno. Mae’r termau ‘gwybodaeth’ a ‘data personol’ yn cael eu defnyddio trwy gydol yr hysbysiad preifatrwydd hwn, gyda’r un ystyr.

Er mwyn sicrhau bod y Cyngor yn delio â gwybodaeth bersonol yn gywir, ceisiwn lynu'n llawn at ofynion y ddeddfwriaeth Diogelu Data.

Lluniwyd yr hysbysiad preifatrwydd hwn i egluro, mor eglur â phosib, yr hyn a wnawn gyda'ch data personol.

At ba ddibenion y defnyddir eich data personol

Defnyddir y wybodaeth yr ydym yn ei chasglu amdanoch i:

• Brosesu a phenderfynu ar geisiadau trwyddedu
• Prosesu hysbysiadau
• Darparu gwybodaeth y gofrestr gyhoeddus
• Ymchwilio i gwynion
• Cynnal gweithgarwch gorfodi rheoleiddio, gan gynnwys gydag asiantaethau partner

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth yw cydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol o dan y canlynol:

• Deddf Trwyddedu 2003
• Deddf Hapchwarae 2005
• Deddf Llywodraeth Leol (Darpariaethau Amrywiol) 1976
• Deddf Cyfrifoldebau Heddluoedd Trefol 1847
• Deddf Llywodraeth Leol (Darpariaethau Amrywiol) 1982
• Deddf Casgliadau o Dŷ i Dŷ 1939
• Deddf Heddlu, Ffatrïoedd ayyb. (Darpariaethau Amrywiol) 1916
• Deddf Hypnotiaeth 1952

Os nad ydych yn rhoi’r wybodaeth rydym ei angen pan ofynnwn amdano, gall hyn arwain at anallu'r Cyngor i wneud penderfyniad am eich cais trwyddedu, prosesu eich hysbysiad neu gydymffurfio â'n rhwymedigaethau statudol.

Pa fath o wybodaeth a ddefnyddiwn?

Rydym yn casglu’r mathau canlynol o ddata personol amdanoch er mwyn darparu’r gwasanaeth, yn ddibynnol ar eich amgylchiadau:

• Enw
• cyfeiriad
• Dyddiad geni
• Rhyw
• Cyfeirnod unigryw
• Rhif ffôn
• Cyfeiriad e-bost
• Manylion banc/talu
• Manylion cyflogaeth ac addysg
• Manylion Yswiriant Gwladol
• Lluniau/ffotograffau
• Rhif cofrestru’r cerbyd
• Gwybodaeth am eich iechyd
• Tarddiad ethnig neu hiliol
• Euogfarnau neu droseddau

Ydym ni'n defnyddio gwybodaeth a dderbynnir gan ffynonellau eraill?

Er mwyn darparu'r gwasanaeth hwn, rydym yn casglu gwybodaeth gennych yn uniongyrchol, ond rydym hefyd yn derbyn gwybodaeth gan y ffynonellau allanol canlynol, yn ddibynnol ar y math o drwydded:

• Gwasanaeth Tân ac Achub
• Yr Heddlu
• Gwasanaethau Datgelu a Gwahardd
• Byrddau Iechyd Lleol y GIG
• Gwasanaethau Mewnfudo
• Llysgenhatai Tramor os ydych yn wladolyn tramor neu wedi byw dramor
• Menter Twyll Genedlaethol
• Cofrestr Genedlaethol o Yrwyr Tacsi
• Yr Adran Gwaith a Phensiynau
• Cyllid a Thollau EM
• DVLA
• Awdurdodau lleol eraill

Rydym hefyd yn derbyn gwybodaeth gan wasanaethau canlynol y Cyngor:

• Iechyd yr Amgylchedd
• Safonau Masnach
• Cynllunio
• Gwasanaethau Plant
• Adnoddau
• Priffyrdd
• Grŵp Cynghori ar Ddiogelwch Digwyddiadau
• Adran y Prif Weithredwr
• Gwasanaethau Cyfreithiol

Trosglwyddo eich gwybodaeth dramor

Ni chaiff eich gwybodaeth ei drosglwyddo tu hwnt i’r Deyrnas Unedig.

Pwy sydd â mynediad at eich gwybodaeth?

Rhannwn eich gwybodaeth gyda’r derbynwyr canlynol, yn ddibynnol ar eich amgylchiadau:

• Gwasanaeth Tân ac Achub
• Yr Heddlu
• Gwasanaethau Datgelu a Gwahardd
• Byrddau Iechyd Lleol y GIG
• Gwasanaethau Mewnfudo
• Llysgenhatai Tramor os ydych yn wladolyn tramor neu wedi byw dramor
• Menter Twyll Genedlaethol
• Cofrestr Genedlaethol o Yrwyr Tacsi
• Yr Adran Gwaith a Phensiynau
• Cyllid a Thollau EM
• DVLA
• Awdurdodau lleol eraill

Os oes cais neu fater angen cael ei ystyried gan Bwyllgor Trwyddedu’r Cyngor neu is-bwyllgor, bydd gwybodaeth amdanoch yn cael ei glywed yn gyhoeddus.

Mae amgylchiadau penodol eraill lle bydd rhaid i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch, megis:

• Os yw’r Cyngor yn gorfod darparu’r wybodaeth trwy gyfraith
• Os oes angen datgelu'r wybodaeth er mwyn rhwystro neu ganfod trosedd
• Os yw’r datgeliad er lles hanfodol y person dan sylw

Am ba hyd y cedwir eich gwybodaeth

Byddwn yn cadw eich gwybodaeth cyhyd â bodolaeth y drwydded neu hyd at 6 mlynedd ar ôl diwedd y cofrestru neu hawliad neu mewn achosion o awdurdodi digwyddiadau mwy gallwn gadw’r wybodaeth am hyd at 20 mlynedd, yn unol â Chanllawiau Cadw’r Cyngor.

Eich hawliau Diogelu Data

Mae hawl gennych i:

• Gael mynediad i’r data personol mae’r Cyngor yn ei brosesu amdanoch
• Cywiro unrhyw wybodaeth anghywir neu anghyflawn
• Tynnu’ch caniatâd i brosesu yn ôl, os mai hyn yw’r unig sail dros brosesu
• Gwneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, y corff annibynnol yn y DU sy'n amddiffyn hawliau gwybodaeth

Mewn rhai amgylchiadau, mae gennych hefyd hawl i:

• Wrthwynebu prosesu'ch gwybodaeth bersonol
• Dileu eich data personol
• Gosod cyfyngiadau ar brosesu'ch gwybodaeth bersonol
• Cludadwyedd data

Manylion Cyswllt

Am ragor o wybodaeth yn ymwneud â’r hysbysiad preifatrwydd hwn a’ch hawliau, cysylltwch â:

Swyddog Diogelu Data
Cyngor Sir Ddinbych
Blwch Post 62
Rhuthun
Sir Ddinbych
LL15 9AZ

E-bost: dataprotection@denbighshire.gov.uk

Ffôn: 01824 706000

Gellir dod o hyd i fanylion cyswllt ar gyfer Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ynghyd â chanllaw pellach ar ddeddfwriaeth Diogelu Data ar :wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (gwefan allanol).

Polisi Cyngor Sir Ddinbych mewn perthynas â cheisiadau am wybodaeth, datgelu gwybodaeth a defnyddio gwybodaeth o ganlyniad i gofnod ar NR3

Yn y polisi hwn, mae’r ‘awdurdod cyntaf’ yn cyfeirio at awdurdod trwyddedu sydd wedi gwneud cofnod penodol ar y Gofrestr Genedlaethol Gwrthodiadau a Dirymiadau; mae’r ‘ail awdurdod’ yn cyfeirio at awdurdod trwyddedu sy’n ceisio gwybodaeth fwy manwl am y cofnod.

Egwyddorion trosfwaol

Mae’r polisi hwn yn ymwneud â’r defnydd y bydd Cyngor Sir Ddinbych (yr "awdurdod") yn ei wneud o’r gallu i gael gafael ar, a defnyddio gwybodaeth sydd ar y Gofrestr Genedlaethol o Wrthodiadau a Dirymiadau Trwyddedau Tacsis (NR3). Mae’r NR3 yn cynnwys gwybodaeth sy’n ymwneud ag unrhyw achos o wrthod caniatáu, neu ddirymu, trwydded gyrrwr tacsis. Trwy gydol y polisi hwn, cyfeirir at ‘drwydded gyrrwr tacsis. Mae’r term generig hwn yn cyfeirio at drwydded gyrrwr cerbyd hacni, trwydded gyrrwr cerbyd hurio preifat a thrwydded gyfuno/ddeuol.

Mae’r wybodaeth hon yn bwysig yng nghyd-destun cais dilynol i awdurdod arall am drwydded yrru gan unigolyn y gwrthodwyd neu y dirymwyd eu trwydded yn y gorffennol.

Mae’r awdurdod hwn wedi cofrestru ar gyfer y NR3. Felly pan fo cais am drwydded yrru tacsi’n cael ei wrthod, neu pan fo trwydded gyrrwr tacsis bresennol yn cael ei dirymu, bydd y wybodaeth honno’n cael ei rhoi ar y gofrestr.

Pan fo cais am drwydded yrru newydd neu gais i adnewyddu trwydded yrru bresennol yn dod i law, bydd yr awdurdod hwn yn chwilio'r NR3. Dim ond swyddog sydd wedi cael ei hyfforddi i ddefnyddio NR3 ac sy'n gweithredu yn unol â'r polisi hwn fydd yn cael chwilio'r gofrestr. Os bydd yn canfod manylion sy’n ymwneud â'r ymgeisydd yn ôl pob golwg, bydd yn gwneud cais am fanylion pellach i'r awdurdod a roddodd y wybodaeth honno ar y gofrestr.

Bydd unrhyw wybodaeth a geir gan unrhyw awdurdod arall mewn perthynas â chais yn cael ei defnyddio mewn perthynas â’r cais hwnnw, ac i benderfynu arno, yn unig. Ni fydd yn cael ei defnyddio er unrhyw ddiben arall. Ni fydd unrhyw ddata a geir yn cael ei gadw am fwy o amser nag sydd ei angen mewn perthynas â phenderfynu ar y cais hwnnw. Bydd hyn yn cynnwys cyfnod prosesu’r cais hwnnw, gwneud penderfyniad, rhoi gwybod i'r ymgeisydd am y penderfyniad hwnnw a'r broses apelio.

Er osgoi unrhyw amheuaeth, bydd unrhyw ddata o’r fath yn cael ei gadw am 35 diwrnod fan bellaf o ddyddiad cyflwyno hysbysiad ysgrifenedig o’r penderfyniad am y cais.

Mae’r cyfnod apelio yn para am 21 diwrnod o’r dyddiad y mae’r ymgeisydd/ deiliad trwydded yn cael hysbysiad ysgrifenedig am y penderfyniad. Rhaid cyflwyno apêl o fewn y cyfnod amser hwnnw, ac ni chaniateir estyniad i’r cyfnod hwnnw (gweler Stockton-on-Tees Borough Council v Latif [2009] LLR 374). Fodd bynnag, i sicrhau bod y wybodaeth ar gael os bydd apêl yn cael ei chyflwyno a bod anghydfod ynghylch cyfnodau amser, pennir cyfnod o 35 diwrnod.

Pan wneir apêl i lys ynadon, bydd y data’n cael ei gadw nes y bydd yr apêl honno’n cael ei phenderfynu neu ei gollwng. Os mai llys ynadon sy’n penderfynu ar yr apêl, mae gan yr ymgeisydd hawl pellach i apelio i Lys y Goron. Dan yr amgylchiadau hyn, bydd y data’n cael ei gadw am 35 diwrnod fan bellaf o ddyddiad penderfyniad y llys ynadon. Os gwneir apêl i Lys y Goron, bydd y data’n cael ei gadw hyd nes y bydd yr apêl honno’n cael ei phenderfynu neu ei gollwng. P'un ai yw'r apêl yn cael ei phenderfynu gan lys ynadon neu Lys y Goron, mae'n bosib apelio'r penderfyniad drwy achos datganedig.

Rhaid cyflwyno unrhyw apêl drwy achos datganedig o fewn 21 diwrnod i benderfyniad y llys ynadon neu Lys y Goron (gweler Rheolau Trefniadaeth Droseddol R35.2). I sicrhau fod y wybodaeth ar gael os cyflwynir apêl drwy achos datganedig, a bod anghydfod ynghylch cyfnodau amser, pennir cyfnod o 35 diwrnod.

O ganlyniad, bydd y data’n cael ei gadw am 35 diwrnod fan bellaf o ddyddiad penderfyniad Llys y Goron (os gwnaed y penderfyniad gan y llys ynadon, mae’r cyfnod cadw eisoes wedi’i nodi). Os gwneir apêl drwy achos datganedig, bydd y data’n cael ei gadw hyd nes bydd pob achos llys sy’n gysylltiedig â’r apêl honno drwy achos datganedig (fydd yn cynnwys apeliadau posib i’r Llys Apêl a’r Goruchaf Lys) wedi cael eu penderfynu.

Mae penderfyniadau’r awdurdod lleol, y llys ynadon a Llys y Goron hefyd yn agored i adolygiad barnwrol. Yn gyffredinol, dylid arfer unrhyw hawl apelio yn hytrach nag adolygiad barnwrol, ond mae achosion wedi codi lle caniatawyd adolygiad barnwrol dan yr amgylchiadau. Rhaid gwneud unrhyw gais am adolygiad barnwrol yn "brydlon; ac mewn unrhyw achos, ddim hwyrach na 3 mis ar ôl i’r sail dros wneud y cais godi gyntaf" (gweler Rheolau Trefniadaeth Sifil R54.5). Os gwneir cais am adolygiad barnwrol ar ôl i unrhyw ddata perthnasol gael ei ddinistrio, bydd yr awdurdod hwn yn gwneud cais am y wybodaeth eto, ac yna’n cadw’r wybodaeth honno hyd nes bydd pob achos llys sy’n gysylltiedig â’r adolygiad barnwrol hwnnw (fydd yn cynnwys apeliadau posib i’r Llys Apêl a’r Goruchaf Lys) wedi cael eu penderfynu.

Bydd y data’n cael ei gadw’n ddiogel yn unol â pholisi cyffredinol yr awdurdod hwn ar gadw data personol yn ddiogel. Ar ddiwedd y cyfnod cadw, bydd y data’n cael ei ddileu ac/neu ei ddinistrio yn unol â pholisi cyffredinol yr awdurdod hwn ar ddileu a dinistrio data personol.

Gwneud cais am wybodaeth bellach mewn perthynas â chofnod ar NR3

Mae’r adran hon yn ymwneud â chyflwyno cais gan ail awdurdod.

Pan fydd yr awdurdod hwn yn cael cais am drwydded gyrrwr tacsis newydd, neu adnewyddu trwydded o'r fath, bydd yr awdurdod hwn yn gwirio'r NR3.

Bydd yr awdurdod hwn yn gwneud ac yna’n cadw cofnod ysgrifenedig (Gall hwn fod yn gofnod electronig yn hytrach na chopi caled "papur a phensil") eglur o bob chwiliad a wnaed o’r gofrestr. Bydd hwn yn cynnwys:

• dyddiad y chwiliad
• yr enw neu’r enwau y chwiliwyd amdanynt
• rheswm dros y chwiliad (cais newydd neu gais i adnewyddu)
• canlyniad y chwiliad
• defnydd a wnaed o ganlyniadau’r chwiliad (bydd y wybodaeth hon yn cael ei nodi ar y gofrestr yn nes ymlaen)

Ni fydd y cofnod hwn yn cael ei gyfuno ag unrhyw gofnodion eraill (h.y. ei gyfuno â chofrestr o drwyddedau a ganiatawyd), a bydd yn cael ei gadw am y cyfnod cadw o 25 mlynedd.

Os bydd yr awdurdod hwn yn canfod unrhyw ddata perthnasol (h.y. mae yna gofnod yn y gofrestr o’r un enw a manylion adnabod), bydd yn gwneud cais i'r awdurdod a gofnododd y manylion hynny (yr awdurdod cyntaf) i gael manylion pellach am y cofnod hwnnw. Bydd y cais hwnnw hefyd yn cynnwys manylion polisi diogelu data’r awdurdod hwn mewn perthynas â defnyddio unrhyw ddata a geir o ganlyniad i’r broses hon.

Bydd y cais hwn yn cael ei wneud gan ddefnyddio ffurflen a gymeradwywyd. Caiff ei bostio neu ei anfon dros e-bost i gyfeiriad cyswllt yr awdurdod a gofnododd y manylion hynny (yr awdurdod cyntaf), fydd i’w gweld yn y gofrestr.

Ymateb i gais am wybodaeth bellach mewn perthynas â chofnod ar NR3

Mae’r adran hon yn ymwneud ag ymdriniaeth yr awdurdod cyntaf o gais am wybodaeth gan yr ail awdurdod.

Pan fydd yr awdurdod hwn yn cael cais am wybodaeth bellach gan awdurdod arall, bydd cofnod ysgrifenedig eglur yn cael ei wneud o dderbyn y cais. Ni fydd y cofnod hwn yn cael ei gyfuno ag unrhyw gofnodion eraill (h.y. ei gyfuno â chofrestr o drwyddedau a ganiatawyd), a bydd yn cael ei gadw am y cyfnod cadw o 25 mlynedd. Gellir cyfuno’r cofnod hwn gyda’r cofnod ysgrifenedig o’r camau a gymerwyd o ganlyniad i’r cais.

Yna, bydd yr awdurdod hwn yn penderfynu sut i ymateb i’r cais. Mae’n anghyfreithlon darparu gwybodaeth fel ymateb cynhwysfawr i bob cais.

Bydd yr awdurdod hwn yn cynnal Asesiad o Effaith ar Ddiogelu Data. Bydd hwn yn ystyried sut y bydd yr awdurdod arall (yr ail awdurdod) yn defnyddio’r data, sut y bydd yn storio’r data hwnnw i osgoi ei ddatgelu heb awdurdod, cyfnod cadw’r data hwnnw a’r broses ar gyfer dileu neu ddinistrio’r data ar ddiwedd y cyfnod hwnnw. Os yw’r ail awdurdod wedi mabwysiadu polisi tebyg i hwn, disgwylir i’r broses hon fod yn ddigon syml.

Os yw’r awdurdod hwn yn fodlon gyda gweithdrefnau diogelu data’r awdurdod arall (yr ail awdurdod), yna bydd yn ystyried pa wybodaeth fydd yn cael ei datgelu (os nad yw’r awdurdod cyntaf yn fodlon â pholisi diogelu data’r ail awdurdod, ni all ddatgelu unrhyw wybodaeth. Mewn amgylchiadau o’r fath, mae’n hanfodol bod trafodaethau’n cael eu cynnal ar unwaith rhwng swyddogion diogelu data’r awdurdod cyntaf a’r ail awdurdod). Swyddog sydd wedi’i hyfforddi i gyflawni’r swyddogaeth hon fydd yn penderfynu hyn.

Rhaid i unrhyw ddatgeliad fod yn ystyriol ac yn gymesur, gan ystyried hawliau gwrthrychau’r data a safle a chyfrifoldebau gyrrwr tacsis. Cedwir data ar y gofrestr NR3 am gyfnod o 25 mlynedd, ond ni fydd yr awdurdod hwn (yr awdurdod cyntaf) yn datgelu gwybodaeth mewn perthynas â phob cofnod. Caiff pob cais ei ystyried yn ôl ei rinweddau ei hun.

Bydd yr awdurdod hwn yn datgelu gwybodaeth sy’n ymwneud â dirymu neu wrthod trwydded gyrrwr tacsis yn unol â’r terfynau amser sydd i’w gweld yn y Datganiad Polisi o ran Addasrwydd Ymgeiswyr a Deiliaid Trwydded yn y Masnachau Cerbydau Hacni a Cherbydau Hurio Preifat.

Polisïau trwyddedau, hawlenni a safonau masnach

Pan fo’r rheswm dros wrthod neu ddirymu trwydded yn ymwneud ag euogfarn (neu debyg a ddiffinnir yn y Polisi) sydd o fewn y terfynau amser a bennir yn y canllawiau hynny, bydd y wybodaeth yn cael ei datgelu. Pan fo’r rheswm dros wrthod neu ddirymu trwydded yn ymwneud ag euogfarn (neu debyg a ddiffinnir yn y Polisi) sydd y tu hwnt i’r terfynau amser a bennir yn y canllawiau hynny, ni fydd y wybodaeth yn cael ei datgelu. Fodd bynnag, ym mhob achos, rhoddir ystyriaeth i amgylchiadau llawn y penderfyniad, ac efallai y bydd achlysuron yn codi lle darperir gwybodaeth ar wahân i'r hyn sy'n unol â'r polisi hwn.

Bydd unrhyw wybodaeth am euogfarnau’n cael ei rhannu yn unol â’r polisi hwn dan ran 2 atodlen 1 Deddf Diogelu Data 2018; hynny yw, mae’r prosesu’n angenrheidiol am resymau sydd o fudd sylweddol i’r cyhoedd mewn cysylltiad ag ymarfer swyddogaeth a roddwyd i’r awdurdod drwy ddeddfiad neu reol gyfreithiol.

Bydd y swyddog yn cofnodi pa gamau a gymerwyd a pham. Bydd yr awdurdod hwn yn gwneud ac yna'n cadw cofnod ysgrifenedig (Gall hwn fod yn gofnod electronig yn hytrach na chopi caled papur a phensil) eglur o bob penderfyniad a wneir o ganlyniad i gais gan awdurdod arall. Bydd hwn yn cynnwys:

• dyddiad y daeth y cais i law
• sut y cynhaliwyd yr asesiad o effaith ar ddiogelu data, a’i gasgliadau
• yr enw neu’r enwau y chwiliwyd amdanynt
• a ddarparwyd unrhyw wybodaeth ai peidio
• os darparwyd gwybodaeth, pam y cafodd ei darparu (a manylion unrhyw gyngor pellach a gafwyd cyn gwneud y penderfyniad)
• os na ddarparwyd gwybodaeth, pam na chafodd ei darparu (a manylion unrhyw gyngor pellach a gafwyd cyn gwneud y penderfyniad) a
• sut a phryd y cafodd y penderfyniad (ac unrhyw wybodaeth) ei gyfleu i’r awdurdod a wnaeth y cais

Ni fydd y cofnod hwn yn cael ei gyfuno ag unrhyw gofnodion eraill (h.y. ei gyfuno â chofrestr o drwyddedau a ganiatawyd), a bydd yn cael ei gadw am y cyfnod cadw o 25 mlynedd.

Defnyddio unrhyw wybodaeth a gafwyd o ganlyniad i wneud cais i awdurdod arall

Pan fydd yr awdurdod hwn yn cael gwybodaeth o ganlyniad i gais a wnaed i awdurdod arall, bydd yn rhoi ystyriaeth i’r wybodaeth honno wrth benderfynu ar y cais am drwydded neu i adnewyddu trwydded gyrrwr tacsis. Bydd hyn yn unol â’r broses arferol o benderfynu ar geisiadau a amlinellir yn y Datganiad Polisi o ran Addasrwydd Ymgeiswyr a Deiliaid Trwydded yn y Masnachau Cerbydau Hacni a Cherbydau Hurio Preifat.

Bydd yr awdurdod hwn yn gwneud ac yna’n cadw cofnod ysgrifenedig eglur o’r defnydd a wneir o ganlyniadau’r chwiliad hwn (bydd y wybodaeth hon yn cael ei hychwanegu at y gofrestr a nodir uchod).

Gallai gwybodaeth a geir gyfiawnhau rhoi cryn bwys arno, ond nid dyma fydd unig sail unrhyw benderfyniad y bydd yr awdurdod hwn yn ei wneud mewn perthynas â’r cais.

Monitro gwybodaeth rhieni, plant a darparwyr sy'n defnyddio'r cynnig gofal plant

Pa ddata personol a gedwir gennym ac o ble y daw'r wybodaeth hon?

Diffinnir data personol o dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) fel 'unrhyw wybodaeth yn ymwneud ag unigolyn adnabyddadwy a allai gael ei adnabod yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol wrth gyfeirio at ddyfais adnabod'. Caiff data categori arbennig megis grŵp ethnig neu gyflwr iechyd eu diogelu ymhellach o dan y gyfraith diogelu data.

Mae gan Lywodraeth Cymru fynediad at ddata personol a chategori arbennig rhieni, gofalwyr a phlant sy'n derbyn gwasanaethau gan awdurdodau lleol.

Caiff y data rydym yn eu derbyn yn rheolaidd am rieni a phlant ei egluro'n fanylach yn Atodiad 1 i'r hysbysiad preifatrwydd hwn. Nid yw eich enw a'ch manylion cyswllt yn cael eu trosglwyddo'n rheolaidd i Lywodraeth Cymru at ddibenion monitro, gyda'r data a amlinellir yn Atodiad 1. Fodd bynnag, bydd eich awdurdod lleol yn rhoi enw a'ch manylion cyswllt i Lywodraeth Cymru fel bo'r angen at ddibenion gwerthuso. Ond ni fydd yn rhoi enw eich plentyn.

Yn ogystal, mae gan Lywodraeth Cymru fynediad at ddata personol darparwyr gofal plant sy'n darparu gwasanaethau a ariennir gan Lywodraeth Cymru o dan y cynnig gofal plant. Caiff y data rydym yn eu derbyn yn rheolaidd am ddarparwyr gofal plant eu hegluro'n fanylach yn Atodiad 2 i'r hysbysiad preifatrwydd hwn. Ni fydd Llywodraeth Cymru'n rhannu eich enw gyda thrydydd parti e.e. asiantaethau anllywodraethol ac ymchwilwyr, oni bai bod eich enw yr un peth ag enw eich busnes, sydd eisoes ar gael yn gyhoeddus.

Caiff rhaglen y Cynnig Gofal Plant ei werthuso o bryd i'w gilydd er mwyn asesu perfformiad y rhaglen a helpu Gweinidogion Cymru i wneud penderfyniadau ynghylch datblygu'r polisi'n ymwneud â'r Cynnig.  Os bydd rhywun yn cysylltu â chi ynghylch cymryd rhan mewn gweithgareddau ymchwil sy'n gysylltiedig â'r Cynnig Gofal Plant, cewch Hysbysiad Preifatrwydd ar wahân yn amlinellu sut y bydd yr wybodaeth a gynhyrchir gan yr ymchwil yn cael ei chasglu, ei chadw a'i defnyddio. Mae cymryd rhan yn yr ymchwil yn wirfoddol ac ni chewch eich enwi yn unrhyw adroddiad.

Cysylltir eich data'n ddienw â ffynonellau data eraill fel rhan o'r banc data Cyswllt Diogel Gwybodaeth Ddienw (SAIL) at ddibenion ymchwil anfasnachol yn unig, oni bai eich bod yn gofyn nad yw hynny'n digwydd (gweler y nodyn esboniadol).

Beth yw'r sail gyfreithlon ar gyfer defnyddio eich data?

Y sail gyfreithlon ar gyfer prosesu’r wybodaeth yn y broses gasglu data hon yw ein tasg gyhoeddus; hynny yw, arfer ein hawdurdod swyddogol i gyflawni rôl a swyddogaethau craidd Llywodraeth Cymru. Gelwir rhywfaint o'r data rydym yn eu casglu yn 'ddata categori arbennig' ('ethnigrwydd' yn yr achos hwn) a'r sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r wybodaeth hon yw ei bod at ddibenion ystadegol neu ymchwil.

Mae hyn yn galluogi gweithredu'r Cynnig Gofal Plant, ac yn darparu gwybodaeth a fydd yn helpu Gweinidogion Cymru i wneud penderfyniadau ynghylch datblygu'r polisi'n ymwneud â'r Cynnig, sy'n cael ei gyflwyno i wella llesiant economaidd a chymdeithasol yng Nghymru yn unol ag adran 60 o Ddeddf Llywodraeth Cymru 2006.

Defnyddir y data a anfonir at Lywodraeth Cymru:

• i fesur pa mor dda y mae Llywodraeth Cymru ac awdurdodau lleol yn darparu eu gwasanaethau i chi a'ch plentyn
• i gefnogi gwelliannau i'r gwasanaethau hyn
• i ddyrannu cyllid i'r awdurdodau lleol ac eraill
• i gefnogi ymchwil ehangach i'r gwasanaethau a ddarperir i chi a'ch plentyn, neu eraill
• i gysylltu data â ffynonellau data eraill er mwyn gwerthuso'r effaith y mae’r rhaglen yn ei chael ar y bobl sy'n cymryd rhan ynddi

Ni fydd y data a anfonir at Lywodraeth Cymru yn cael eu defnyddio:

• i gymryd unrhyw gamau mewn perthynas â chi neu eich plentyn, neu eich lleoliad gofal plant; nac
• i'ch enwi chi neu eich plentyn mewn unrhyw adroddiadau

Pa mor ddiogel yw eich data personol?

Caiff data personol eu trosglwyddo drwy Objective Connect, sy'n system ddiogel ar gyfer trosglwyddo data.  Mae'r data'n cael eu storio mewn ffolderi ar rwydweithiau diogel y mae swyddogion Llywodraeth Cymru, sydd yn gweithio ar y Cynnig Gofal Plant, yn unig â hawl i fynd iddynt.

Bydd yr holl ddata a gesglir yn cael eu defnyddio'n ddienw mewn adroddiadau ystadegol neu adroddiadau ymchwil. Ni fydd eich manylion cyswllt yn cael eu cynnwys mewn unrhyw adroddiadau, nac unrhyw wybodaeth y gellid eu defnyddio i'ch adnabod. Bydd data cyfun hefyd yn cael eu rhoi ar wefan StatsCymru.

Pan fo Llywodraeth Cymru yn cynnal gwerthusiad o'r Cynnig Gofal Plant, bydd y gwaith hwn yn cael ei wneud gan drydydd parti achrededig (e.e. sefydliad ymchwil neu gwmni ymgynghori). Bydd gwaith o'r fath ond yn cael ei wneud dan gontract. Mae telerau ac amodau safonol Llywodraeth Cymru ar gyfer y contractau hyn yn nodi gofynion caeth ar gyfer prosesu a chadw data personol yn ddiogel.

Am ba mor hir y byddwn yn cadw data personol?

Caiff unrhyw ddata personol a drosglwyddir i Lywodraeth Cymru eu dileu tair blynedd o'r dyddiad y daeth i law.

Mae Gwasanaeth Gwybodeg GIG Cymru, sydd wedi'i leoli ym Mhrifysgol Abertawe, hefyd yn cael gweld rhan o'ch data personol am gyfnod o dri mis, nes bod y broses o gysylltu'r data â ffynonellau eraill drwy'r banc data Cyswllt Diogel Gwybodaeth Ddienw wedi'i chwblhau.

Hawliau unigol O dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data

Mae gennych yr hawliau canlynol mewn perthynas â'r wybodaeth bersonol rydych yn ei darparu fel rhan o'r Cynnig Gofal Plant. Mae hawl gennych:

• weld copi o'ch data
• gofyn i ni gywiro unrhyw wallau yn y data
• gwrthwynebu neu gyfyngu ar y prosesu (mewn rai amgylchiadau)
• gofyn am ddileu'ch data (mewn rhai amgylchiadau)
• cyflwyno cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, sef ein rheolydd annibynnol ar gyfer diogelu data.

Dyma fanylion cyswllt:

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF

Ffôn: 01625 545 745 neu 0303 123 1113 neu ymwelwch â gwefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (gwefan allanol).

Rhagor o wybodaeth

Os oes gennych unrhyw gwestiynau pellach am sut y bydd Llywodraeth Cymru'n defnyddio eich data, neu os hoffech arfer eich hawliau o dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data, cysylltwch â:

Tîm y Cynnig Gofal Plant
Adeiladau'r Goron, CP2
Parc Cathay
Caerdydd
CF10 3NQ

E-bost: Trafodgofalplant@llyw.cymru

Gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data Llywodraeth Cymru yn:

Llywodraeth Cymru
Parc Cathays
Caerdydd
CF10 3NQ

E-bost: Swyddogdiogeludata@llyw.cymru

Rydym yn egluro ar ein gwefan sut mae'r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth a'r gyfraith diogelu data yn gweithio gyda'i gilydd. Ceir rhagor o wybodaeth.

Nodyn esboniadol

Mae Banc Data SAIL yn cynnwys data dienw am boblogaeth Cymru. Caiff ei gydnabod yn rhyngwladol am ei system storio gadarn a diogel a'r defnydd o ddata personol dienw ar gyfer ymchwil i wella iechyd, lles a gwasanaethau. Gall ymatebwyr ddewis a ydynt eisiau i'w hatebion gael eu cysylltu â ffynonellau eraill ai peidio. Gellir cael rhagor o wybodaeth am sut i wneud hynny neu ynghylch cysylltu data ar Gov.Wales (gwefan allanol).

Atodiad 1

Pa ddata y mae Llywodraeth Cymru'n gallu eu gweld?

Rhieni plant sy'n defnyddio'r Cynnig Gofal Plant - at ddibenion gwirio cymhwystra

Mae awdurdodau lleol yn gofyn am fanylion amdanoch chi fel rhiant neu ofalwr plentyn neu blant o'r fath, a manylion y plant sy'n derbyn gwasanaethau o dan y Cynnig Gofal Plant, a hynny er mwyn gwirio eich cymhwystra i fanteisio ar y cynnig yn erbyn y meini prawf a nodwyd gan Lywodraeth Cymru. Mae hyn yn cynnwys:

Eich oriau gwaith a'ch cyflog

Caiff yr wybodaeth hon ei throsglwyddo'n ddienw i Lywodraeth Cymru gan yr awdurdod lleol, sy'n golygu na fydd y data dan sylw'n cynnwys eich enw nac enw eich plentyn.

Dyddiad geni'r plentyn yr ydych yn gwneud cais iddo ddefnyddio'r Cynnig Gofal Plant

Caiff yr wybodaeth hon ei throsglwyddo'n ddienw i Lywodraeth Cymru gan yr awdurdod lleol, sy'n golygu na fydd y data dan sylw'n cynnwys eich enw nac enw eich plentyn.

Eich cyfeiriad

Caiff eich cod post ei drosglwyddo i Lywodraeth Cymru gan yr awdurdod lleol yn ddienw, sy'n golygu na fydd y data dan sylw'n cynnwys eich enw nac enw eich plentyn.

Gwybodaeth am y budd-daliadau rydych yn eu hawlio a allai eich gwneud yn gymwys i fanteisio ar y Cynnig Gofal Plant

Ni chaiff yr wybodaeth hon ei throsglwyddo i Lywodraeth Cymru.

Rhieni / gofalwyr a phlant sy'n defnyddio'r cynnig gofal plant

Mae awdurdodau lleol yn darparu manylion i Lywodraeth Cymru amdanoch chi fel rhiant neu ofalwr plentyn neu blant o'r fath, ac am y plant sy'n derbyn gwasanaethau o dan y Cynnig Gofal Plant.

Mae hyn yn cynnwys:

Data am eich plentyn a chi fel y rhiant/gofalwr:

• Rhyw
• Dyddiad geni
• Cod post
• Awdurdod lleol
• Ethnigrwydd
• A oes gan eich plentyn angen addysgol arbennig (AAA)
• Eich cyflog
• Eich oriau gwaith wythnosol cyfartalog
• A ydych yn defnyddio unrhyw wasanaethau Dechrau'n Deg - ni chesglir gwybodaeth am yr union wasanaethau

Manylion sylfaenol am y gwasanaethau a ddarparwyd i chi a'ch plentyn cyn manteisio ar y Cynnig Gofal Plant:

• Y gofal plant y nodwyd eich bod yn gallu ei fforddio cyn manteisio ar y Cynnig Gofal Plant
• Gwariant misol cyfartalog ar ofal plant cyn manteisio ar y Cynnig Gofal Plant
• Faint o oriau o ofal plant oeddech yn talu amdanynt bob wythnos ar gyfartaledd cyn manteisio ar y Cynnig
• Faint o oriau o ofal plant oeddech yn eu defnyddio heb orfod talu amdanynt bob wythnos ar gyfartaledd cyn manteisio ar y Cynnig

Manylion sylfaenol y gwasanaethau a ddarperir i chi a'ch plentyn yn sgil y Cynnig Gofal Plant:

• Faint o oriau yr ydych wedi gwneud cais amdanynt ar gyfer eich plentyn o dan y Cynnig Gofal Plant
• Faint o oriau o ofal y mae eich plentyn yn eu defnyddio o dan y Cynnig Gofal Plant
• Darpariaeth iaith y gofal plant y mae'r plentyn yn ei gael
• Dewis iaith y plentyn o ran y ddarpariaeth o dan y cynnig
• A yw'r plentyn yn manteisio ar Ddarpariaeth Feithrin y Cyfnod Sylfaen
• Rhif cofrestru Arolygiaeth Gofal Cymru y darparwr/darparwyr gofal plant lle rydych manteisio ar y Cynnig Gofal Plant.

Atodiad 2

Darparwyr gofal plant sy'n darparu gwasanaethau o dan y Cynnig Gofal Plant

Mae awdurdodau lleol yn darparu eich manylion chi i Lywodraeth Cymru fel darparwr sy'n cynnig gwasanaethau o dan y Cynnig Gofal Plant. Mae hyn yn cynnwys:

• Eich manylion cyswllt - gan gynnwys eich enw, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost a chyfeiriad post, a rhif cofrestru Arolygiaeth Gofal Cymru
• Darpariaeth ieithyddol eich lleoliad yn unol â’r wybodaeth a ddarparwyd gennych i’r awdurdod lleol ac i Arolygiaeth Gofal Cymru
• Faint o oriau y mae pob plentyn sy’n manteisio ar y Cynnig Gofal Plant yn eich lleoliad wedi'u harchebu a faint o oriau y maent wedi eu defnyddio mewn gwirionedd
• Unrhyw gostau ychwanegol i rieni sydd wedi manteisio ar y Cynnig yn eich lleoliad, gan gynnwys: costau bwyd, costau teithio, ac unrhyw oriau ychwanegol y maent yn eu defnyddio yn eich lleoliad yn ychwanegol at oriau’r Cynnig.

Cynllun Cartrefi i Wcráin

Trosolwg

Mae Cyngor Bwrdeistref Sir Ddinbych a’u partneriaid (Llywodraeth Cymru, Awdurdodau Lleol a Byrddau Iechyd yng Nghymru) yn rheolwyr data ar gyfer unrhyw ddata personol y mae’n ei gasglu ac unrhyw ddata personol sydd yn cael eu rhannu gyda hwy gan Lywodraeth y DU dan gynllun Cartrefi i Ffoaduriaid o Wcráin.

Pwrpas yr hysbysiad preifatrwydd hwn yw dweud wrthych sut bydd Cyngor Sir Ddinbych a phartneriaid yn prosesu eich data personol ar gyfer eu pwrpas rhannu i ddarparu cynllun a’r amcan cyffredin o ddarparu cartrefi i’r rheiny sydd yn ffoi o’r rhyfel yn Wcráin. Mae gennych hawliau ynghylch sut y prosesir eich data. Rydym yn eich hysbysu yma beth yw’r hawliau a sut y gallwch eu defnyddio.

Mae Cyngor Sir Ddinbych a phartneriaid wedi ymrwymo i ddiogelu preifatrwydd a diogelwch eich data personol. Mae gan y sefydliadau gyfrifoldebau statudol ac atebolrwydd nodedig, efallai byddant eisiau cyhoeddi hysbysiadau preifatrwydd ar wahân lle bo’n briodol, sydd yn egluro ymhellach sut y defnyddir eich data bersonol ar gyfer eu pwrpas priodol.

Byddwn ond yn cael defnyddio, casglu a rhannu gwybodaeth bersonol lle mae gennym sail cyfreithiol briodol i wneud hynny. Byddwn ond yn casglu a phrosesu gwybodaeth bersonol i gyflawni ein swyddogaethau cyfreithiol a swyddogol. Byddwn ond yn defnyddio gwybodaeth bersonol pan fydd y gyfraith yn ein caniatáu i wneud a lle bo’n briodol ac yn gymesur i wneud hynny.

Pa ddata personol ydym yn ei brosesu

Mae eich data personol yn cael ei brosesu a’i ddefnyddio i ddarparu Cynllun Cartrefi i Ffoaduriaid o Wcráin, ar gyfer pwrpas cefnogi dinasyddion o Wcráin yn ystod y broses cyrraedd ac ar gyfer hyd unrhyw drefniadau noddi yng Nghymru. Bydd hyn yn cynnwys darparu a rheoli gwasanaethau cefnogi hanfodol ar gyfer y rheiny sydd yn cyrraedd Cymru a chyflawni gwiriadau diogelu gofynnol. Mae’r data yr ydym yn ei brosesu yn cynnwys:

Ar gyfer dinasyddion o Wcráin

Eich enw, cyfeiriad, manylion cyswllt, data demograffeg, statws fisa, anghenion o ran tai a manylion eich parti teithio.

Ar gyfer noddwyr

Byddwn yn prosesu eich enw, cyfeiriad, manylion cyswllt, data demograffeg a manylion am eich eiddo. Hefyd efallai byddwn angen prosesu a defnyddio data personol amdanoch chi ac eraill, megis aelodau eich aelwyd neu eraill sydd yn byw yn eich eiddo.

Cynnig cefnogaeth

Rydym yn casglu manylion cyswllt a gwybodaeth ar ba gefnogaeth sydd ar gael gan sefydliadau hysbys sy’n cynnig cefnogaeth i ddinasyddion o Wcráin.

Gyda phwy fyddwn yn rhannu'r data a beth fydd y pwrpas

Byddwn yn rhannu data gyda thrydydd parti, megis partneriaid y Sector Cyhoeddus yng Nghymru a chyda Llywodraeth y DU. Mae Partneriaid yn y Sector Cyhoeddus yn cynnwys:

• Llywodraeth Cymru , sydd yn rhannu manylion dinasyddion o Wcráin sydd wedi gwneud cais am fisa a’r noddwyr a enwir drwy’r Cynllun Cartrefi i Ffoaduriaid o Wcráin.Byddant hefyd yn rhannu manylion o gynigion o gefnogaeth gydag awdurdodau lleol, gan gynnwys cynigion llety.
• Awdurdodau Lleol i ddarparu cefnogaeth i ddinasyddion o Wcráin a’r gwesteiwyr yn eu hardal.Er enghraifft, gyda mynediad at lety, addysg a gofal cymdeithasol. Hefyd bydd yn eu galluogi i gyflawni gwiriadau eiddo a’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS).
• Mae Byrddau Iechyd i gysylltu â dinasyddion o Wcráin i drefnu sgriniadau iechyd (yn bennaf ar gyfer Twbercwlosis) a threfnu cofrestru gyda Meddyg Teulu a thriniaethau meddygol eraill yn ôl y gofyn.
• Mae Iechyd a Gofal Digidol Cymru (DHCW) fel proseswyr data ar ein rhan , ar gyfer trosglwyddo a rhannu’n ddiogel eich data personol rhwng ein hunain, awdurdodau lleol a Byrddau Iechyd yng Nghymru.
• Sefydliadau gwirfoddol e.e. Y Groes Goch Brydeinig, landlordiaid, y trydydd sector i gefnogi neu symud dinasyddion o Wcráin.

Lle mae cynigion cefnogaeth wedi’u darparu, efallai byddwn yn rhannu gwybodaeth gyda dinasyddion o Wcráin unigol neu bobl sydd yn gweithredu fel eu noddwyr yng Nghymru, fel y gallent gael mynediad at y gefnogaeth sydd yn cael ei gynnig. Lle bo’n briodol, byddwn hefyd yn rhannu gwybodaeth bersonol gyda phartneriaid elusennol a’r sector breifat a fydd yn darparu gwasanaethau ar ein rhan i gefnogi dinasyddion o Wcráin, neu lle mae gofyn i ni yn ôl y gyfraith.

Sut caiff eich data ei drin

Mae data personol a ddarperir i ni yn cael ei storio ar weinyddwyr diogel. Bydd data adnabyddadwy a phersonol a rennir gyda’n partneriaid sector cyhoeddus a phartneriaid eraill ond yn cael eu trosglwyddo gan ddefnyddio systemau trosglwyddo data diogel achrededig. Ar hyn o bryd nid ydym yn rhannu y tu allan i’n sefydliad. Dim ond data sy’n angenrheidiol i ddarparu cefnogaeth i ddinasyddion o Wcráin fydd yn cael eu rhannu.

Bydd data personol adnabyddadwy a ddelir gan Gyngor Sir Ddinbych yn cael ei gadw ar gyfer cyfnod y cynllun noddi, ac ar gyfer y cyfnod o saith mlynedd wedyn. Gellir cadw data am gyfnodau hirach, gan gynnwys partneriaid y Sector Cyhoeddus, lle mae rhwymedigaeth statudol neu ofyniad parhaus i wneud hynny. Bydd y data yn cael ei ddinistrio’n ddiogel ar ôl penderfynu nad oes ei angen mwyach.

Sail gyfreithiol ar gyfer prosesu data

Rydym yn defnyddio’r sail gyfreithiol ganlynol dan Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU i brosesu data personol:

Erthygl 6(1)(e) GDPR y DU – mae prosesu yn angenrheidiol ar gyfer cynnal tasg a ymgymerwyd er budd y cyhoedd neu wrth ymarfer awdurdod swyddogol a roddwyd i’r rheolydd

Yn ogystal gallwn brosesu categorïau arbennig o ddata personol a all gynnwys gwybodaeth am gredoau gwleidyddol, iechyd, cyfeiriadedd rhywiol, credoau crefyddol, a biometrig. Lle byddwn yn gwneud, fel bod ein sail gyfreithiol:

Erthygl 9(2)(g) GDPR y DU -  Lle mae prosesu’n hanfodol o ran rhesymau sylweddol budd sylweddol y cyhoedd.

Eich hawliau, er enghraifft: mynediad, cywiriad, dilead

Dan GDPR mae gennych yr hawliau canlynol mewn perthynas â gwybodaeth bersonol yr ydych yn darparu i ni i alluogi ni i’ch cefnogi, yn arbennig mae gennych yr hawl:

• i gael mynediad at gopi o’ch data eich hun
• i ni gywiro gwallau yn y data hwnnw
• i wrthwynebu neu atal prosesu (mewn amgylchiadau penodol);
• i’ch data gael ei ‘ddileu’ (mewn amgylchiadau penodol)
• i gyflwyno cwyn gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, sef ein rheoleiddiwr annibynnol ar gyfer diogelu data

Manylion cyswllt Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yw:

Wycliffe House,
Water Lane,
Wilmslow,
Swydd Gaer,
SK9 5AF.

Rhif ffôn: 01625 545 745 neu 0303 123 1113

Gwefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) (gwefan allanol)

Rhagor o Wybodaeth

Os oes gennych unrhyw gwestiynau eraill am y ffordd y bydd eich data yn cael ei ddefnyddio gan Lywodraeth Cymru, neu os ydych yn dymuno ymarfer eich hawliau gan ddefnyddio’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data Cyngor Sir Ddinbych yn:

Cyngor Sir Ddinbych,
Blwch Post 62,
Rhuthun,
LL15 9AZ.

E-bost: gwybodaeth@sirddinbych.gov.uk