Siarter rhwng Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned Sir Ddinbych a Chyngor Sir Ddinbych (Medi 2020)

1. Cyflwyniad
2. Cyd-gydnabyddiaeth
3. Gwybodaeth a Chyfathrebu
4. Ymgynghori ac Ymgysylltu
5. Gweithio mewn Partneriaeth ac ar y Cyd
6. Cymorth Ymarferol a Hyfforddiant
7. Etholiadau a Llywodraeth Leol
8. Moeseg a Safonau
9. Gweithredu, Monitro ac Adolygu

Atodiad A: Pwerau a Dyletswyddau y gall CD,TaCh eu cyflawni

1. Cyflwyniad

1.1. Mae gan Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned (CD,TaCh) a Chyngor Sir Ddinbych (CSDd) swyddogaeth bwysig yn y system llywodraeth leol. Y rhain yw’r lefelau mwyaf lleol o lywodraeth ac fe allan nhw ddylanwadu ar benderfyniadau sy’n effeithio ar yr ardal leol a helpu i ddod â bywyd i’w cymunedau.

1.2. Mae'n bwysicach nag erioed fod CSDd a’r CD,TaCh o fewn Sir Ddinbych yn parhau i weithio’n agos â’i gilydd mewn partneriaeth er budd preswylwyr lleol. Mae’r ddogfen hon yn ymwneud yn gyfartal â Chynghorwyr a Swyddogion y Cyngor.

1.3. Mae'r Siarter hon yn cynrychioli cytundeb cydfuddiannol rhwng dwy haen o lywodraeth leol. Mae’n amlinellu’r ffordd yr ydym ni’n bwriadu gweithio gyda’n gilydd i ddatblygu a hyrwyddo anghenion a dyheadau lleol er budd cymunedau lleol, wrth gydnabod cyfrifoldebau’r naill a’r llall fel cyrff ymreolaethol statudol sydd wedi eu hethol yn ddemocrataidd.

1.4. Mae'r ddogfen hon wedi ei dylunio hefyd i adeiladu ar arferion da presennol ac i groesawu’r egwyddorion a rennir sef didwylledd, parch a’n blaenoriaeth gyffredin o roi preswylwyr wrth wraidd darpariaeth gwasanaeth.

2. Cyd-gydnabyddiaeth

2.1. Ein nod ydi gweithio gyda'n gilydd fel partneriaeth gyfartal yn hytrach na'n haenau. Dim ond os bydd y partneriaid - CSDd a'r CD,TaCh yn deall ac yn parchu swyddogaeth y naill a'r llall, ac yn gweithio i gyflenwi'r swyddogaethau hynny gyda gwasanaethu’r gymuned, y gellir cyflawni gweithio mewn partneriaeth yn llwyddiannus ar lefel gymunedol.

2.2. Mae CSDd yn cydnabod fod CD,TaCh:

2.2.1. Yn rhan hanfodol o lywodraeth leol ddemocratig, yn cynrychioli cymunedau ar y lefel fwyaf lleol;

2.2.2. Yn ffynhonnell gwybodaeth sylfaenol bwysig am ddyheadau a barn y gymuned;

2.2.3. I’w parchu, eu trin yn gyfartal a’u cydnabod i fod yn amrywiol o ran eu maint ac o ran yr adnoddau sydd ar gael iddyn nhw;

2.2.4. Yn cael eu heffeithio gan benderfyniadau ariannol a gwleidyddol haenau eraill y llywodraeth a’u bod yn gorfod gweithio’n aml o fewn cyfyngiadau arbennig wrth gyflawni eu cyfrifoldebau.

2.3. Mae CD,TaCh yn cydnabod fod CSDd:

2.3.1. Yn cynrychioli buddiannau cymunedau lleol ar lefel y Sir;

2.3.2. Yn gorfod ystyried buddiannau cymunedol ehangach na’r Ddinas, Dref a/neu’r Gymuned;

2.3.3. Â dyletswyddau tuag at: y bobl sy’n defnyddio ei wasanaethau; y cymunedau y mae’n gweithio ynddyn nhw; y cyhoedd yn gyffredinol a chyrff ariannu sy’n cefnogi ei waith; ei aelodau; y cyrff rheoleiddiol sy’n goruchwylio ei weithgareddau; ei strwythurau sydd wedi eu diffinio'n glir i'w alluogi i gyflawni ei oblygiadau o ran atebolrwydd.

2.3.4. Yn cael ei effeithio gan benderfyniadau ariannol a gwleidyddol y Cynulliad Cymreig a llywodraeth ganolog a bydd yn gorfod gweithio'n aml o fewn cyfyngiadau arbennig wrth gyflawni ei swyddogaeth strategol a'i gyfrifoldebau.

3. Gwybodaeth a Chyfathrebu

3.1. Mae sicrhau cyfathrebu a chysylltiad da rhwng y Sir a'r CD,TaCh yn gonglfaen y Siarter yma ac mae’n golygu cyfathrebu o’r lefel fwyaf strategol i lawr i gysylltu ar brosiectau lleol penodedig.

3.2 Mae CSDd yn ymgymryd i:

3.2.1. Drefnu arolwg blynyddol gyda’r CD,TaCh i drafod nodau corfforaethol a materion eraill sy’n gyffredin iddynt;

3.2.2. Trefnu newyddlen chwarterol i rannu negeseuon allweddol gan wasanaethau/yr Uwch Dîm Rheoli

3.2.3. Darparu gohebiaeth a gwybodaeth lle bynnag y bo hynny’n bosib yn y fformat y gofynnwyd amdano gan y CD,TaCh, e.e. darperir dogfennaeth electronig neu gopi caled ar gais yn unig;

3.2.4. Darparu cysylltiadau i wefannau CD,TaCh ar wefan Sir Ddinbych;

3.2.5. Hyrwyddo ac annog y defnydd o’r Porth Cwsmeriaid C360 (cyfrif ar-lein) a’r Ganolfan Gyswllt, fel sianeli effeithiol ac effeithlon i CD,TaCh gofnodi ceisiadau gwasanaeth/gwybodaeth, rhoi gwybod am bryderon a darparu argymhellion ac adborth ar gyfer gwelliannau.

3.2.6. Gweithredu ar bryderon cyffredin a gofnodir gan ddefnyddio’r Porth Cwsmeriaid C360.

3.3. Bydd Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned yn ymdrechu i:

3.3.1. Mae Cynghorydd Dinas, Tref neu Gymuned yn cyfathrebu’n uniongyrchol gyda’r Cyngor Sir yn egluro ym mha rôl maent yn ymgysylltu â’r Cyngor Sir e.e. fel Cynghorydd unigol neu ar ran y Cyngor gan roi gwybod i’r Clerc.

3.3.2. Cael eu cynrychioli mewn cyfarfodydd cyswllt a chyfarfodydd clwstwr fydd wedi eu galw gan CSDd ac yn awgrymu eitemau agenda’n weithredol;

3.3.3. Darparu’r cynghorwyr sir perthnasol â chopïau o’r Agendau, Cofnodion a phapurau eu cyfarfodydd os gofynnir am hynny;

3.3.4. Gwneud defnydd effeithlon ac effeithiol o Dechnoleg Gwybodaeth a dulliau cyfathrebu electronig sydd ar gael i’r CD,TaCh, yn enwedig pan fydd hynny’n cynyddu effeithlonrwydd a gwella gwerth am arian;

3.3.5. Gwneud defnydd llawn o Borth Cwsmeriaid C360 CSDd (cyfrif ar-lein) a sianeli cyfathrebu electronig/ar-lein eraill i gofnodi ceisiadau gwasanaeth/gwybodaeth, rhoi gwybod am bryderon a darparu argymhellion ac adborth ar gyfer gwelliannau.

3.3.6. Bod yn ymatebol i gyfleoedd i ymuno â gweithgorau â chynrychiolwyr CSDd i ddelio â chwynion gwasanaethau;

3.3.7. Sicrhau, drwy Glercod y Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned, bod eu Cynghorwyr yn cael eu hysbysu o gyfathrebiadau gan Gyngor Sir Ddinbych.

3.3.8. Hyrwyddo ac annog y defnydd o’r Porth Cwsmeriaid C360 (cyfrif ar-lein) a’r Ganolfan Gyswllt, fel sianeli effeithiol ac effeithlon i CD,TaCh gofnodi ceisiadau gwasanaeth/gwybodaeth, rhoi gwybod am bryderon a darparu argymhellion ac adborth ar gyfer gwelliannau.

4. Ymgynghori ac Ymgysylltu

4.1. Mae ymgynghori ac ymgysylltu’n elfennau allweddol o lywodraethu agored ac fe allan nhw arwain at bolisïau sy’n fwy cytbwys a chyhoedd sydd â mwy o ymgysylltiad. Mae’r siarter hon yn amlinellu ymrwymiad dilys ymysg yr holl bartïon i ymgynghori ar faterion sy’n gydfuddiannol gyda gweithdrefnau ar gyfer ymgynghori ac ymgysylltu sy’n glir, yn benodol a chyda chyfyngiadau amser.

4.2. Mae CSDd yn ymgymryd i:

4.2.1. Geisio cyfranogiad CD,TaCh ac ymgynghori â nhw ar bolisïau Sir Ddinbych sy’n effeithio ar y CD,TaCh yn gyfunol neu’n unigol gyn gynted ag sy’n briodol;

4.2.2. Darparu wyth wythnos o leiaf ar gyfer ymgynghori ar bolisïau CSDd ar wahân i achosion lle bydd CSDd yn rhwym i ofynion statudol eraill e.e. mewn achosion o geisiadau cynllunio;

4.2.3. Trafod â’r CD,TaCh dan sylw cyn gynted ag sy’n briodol, unrhyw gynllun CSDd sy’n effeithio ar dref neu gymuned yn benodedig, yn cynnwys gwerthu neu wasgaru tir neu eiddo o fewn eu cymunedau, a gwahodd CD,TaCh i fynychu unrhyw gyfarfodydd cyhoeddus ac arddangosfeydd perthnasol;

4.2.4. Parchu ac ystyried yn briodol farn CD,TaCh cyn gwneud penderfyniadau;

4.2.5. Yn ôl disgresiwn y Pennaeth Gwasanaeth, caniatáu swyddogion priodol i ddod i gyfarfodydd CD,TaCh i esbonio a thrafod polisïau a chynlluniau, yn enwedig pan na ellir datrys materion cynhennus mewn unrhyw ffordd arall;

4.2.6. Darparu dogfennau ymgynghori’n ddwyieithog fel yr amlinellir yn Safonau Iaith Gymraeg CSDd.

4.2.7. Adrodd yn ôl i’r CD,TaCh ar ganlyniadau ymgynghoriadau, gan amlygu’n glir unrhyw ddiwygiadau sydd wedi eu gwneud neu sydd i’w gwneud, yn ogystal ag amlinellu mewn ffordd dryloyw, y rheswm am y canlyniad neu’r penderfyniad hwnnw e.e. mewn achos o gais cynllunio sy’n gysylltiedig â diwygiad;

4.2.8. Sicrhau bod Gwasanaethau’n mabwysiadu dull cyson a rhagweithiol o ran ymgysylltu ac ymgynghori â’r CD,TaCh.

4.3. Bydd Cynghorau Dinas,Tref a Chymuned yn ymdrechu i:

4.3.1. Ymateb yn bositif lle bo hynny’n bosib i wahoddiadau i ddod i bwyllgorau ymgynghorol, gweithgorau a chyfarfodydd;

4.3.2. Ymateb o fewn terfynau amser ymgynghori a osodwyd gan CSDd oni bai fod CSDd wedi cytuno’n wahanol;

4.3.3. Gweithio gyda CSDd i geisio atebion i faterion cynhennus sy’n gyd-dderbyniol;

4.3.4. Parchu penderfyniad democrataidd terfynol CSDd;

4.3.5. Ymgysylltu ac ymgynghori’n uniongyrchol â’u preswylwyr;

4.3.6. Mabwysiadu dull rhagweithiol wrth weithio mewn consortiwm â Chynghorau Dinas,Tref neu/a Chynghorau Cymuned i geisio barn a chonsensws ar faterion a chyfleoedd sy’n ymwneud â’r ardal gyfan;

4.3.7. Sicrhau, drwy Glerc eu Cyngor Dinas,Tref neu Gymuned, fod penderfyniadau a wneir gan CSDd ar bynciau sy’n effeithio ar eu hardaloedd nhw, yn cael eu hadrodd yn ôl i Aelodau’r CD,TaCh, yn cynnwys y rhesymau a roddwyd am y penderfyniad hwnnw gan staff CSDd, e.e. penderfyniadau cynllunio.

5. Gweithio mewn Partneriaeth ac ar y Cyd

5.1. Cydnabyddir bod gan bartneriaethau effeithiol y potensial o ddod â manteision i’r rheiny sy’n gysylltiedig. Bydd unrhyw bartneriaethau a ddatblygir â chydgyfrifoldebau cyfatebol hefyd. Mae’n rhaid i lywodraeth leol ar y ddwy haen weithio gyda’i gilydd i hyrwyddo lles economaidd, cymdeithasol ac amgylcheddol ein hardaloedd a chynorthwyo, lle bo hynny’n bosib, gyda darparu strategaethau allweddol e.e. y Cynllun Corfforaethol Os bydd gwneud pethau’n wahanol yn cyflawni gwasanaeth gwell, fe wnawn ni archwilio’r dulliau hynny o ddifri.

5.2. Mae CSDd yn ymrwymedig mewn egwyddor i’r cyfle o wella gwasanaeth gan Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned, lle bydd CD,TaCh yn gwneud cyfraniad ariannol i wella ansawdd neu swm gwasanaeth arbennig, a ddarperir yn yr ardal leol gan CSDd.

5.3. Mae CSDd hefyd yn ymrwymedig i ddatganoli gwasanaethau i’r CD, TaCh lle bydd hynny’n briodol i’r naill a’r llall. Dylid darparu gwasanaethau gan ystyried gwerth am arian a gwerth ychwanegol i bobl leol.

5.4. Cydnabyddir yn llwyr na fydd hi’n ymarferol nac yn ddymunol ymgymryd â gwelliannau neu ddatganoli felly gyda rhai gwasanaethau.

5.5. Mae CSDd yn ymgymryd i:

5.5.1. Geisio cyfranogiad pob CD,TaCh i archwilio cyfleoedd ar gyfer gweithio ar y cyd;

5.5.2. Darparu gwybodaeth ariannol glir a rhestrau gwasanaethau i’r CD,TaCh sydd â diddordeb;

5.5.3. Cydnabod, pan roddir cymorth ariannol gan CD,TaCh, y gwneir penderfyniadau i ddarparu’r gwasanaeth hwnnw mewn ymgynghoriad â’r CD,TaCh.

5.5.4. Archwilio, lle bynnag y bo hynny’n bosib, mwy o ymgysylltiad gan y CD,TaCh yng nghaffael ac adolygiad gwasanaethau a gontractiwyd ar lefel y Sir ond sy’n ymgymryd â gwaith yn eu tref nhw e.e. drwy gwblhau holiaduron perfformiad, bod yn aelodau o’r gweithgorau tendro a’r panelau gwerthuso.

5.5.5. Mae CSDd yn ymrwymo i ymgysylltu â Chynghorau Dinas, Tref a Chymuned a chefnogi cydlyniad gyda CD,TaCh gan mai nhw sydd yn y sefyllfa orau i eirioli eu cymuned.

5.5.6. Bydd CSDd yn sicrhau fod Cynghorau Tref, Dinas a Chymuned yn ymwybodol o’r gefnogaeth sydd ar gael i grwpiau cymunedol a darparu gwybodaeth i’w rhannu.

5.6. Bydd Cynghorau Dinas,Tref a Chymuned yn ymdrechu i:

5.6.1. Ymateb yn bositif i wahoddiadau i gyfranogi mewn gweithio ar y cyd a, lle bo hynny’n briodol, cyllido i’r perwyl hwnnw drwy’r Praesept Blynyddol;

5.6.2. Gweithio ynghyd i sicrhau bod llais y gymuned yn cael ei glywed drwy gefnogi cyfleoedd ar gyfer cyfranogiad y gymuned e.e Cyllido Cyfranogol;

5.6.3. Bod yn ymatebol i gyfleoedd i gael mwy o ymgysylltiad â’r broses gaffael ar lefel Sirol am wasanaethau contract.

5.6.4. Mae CD,TaCh yn ymdrechu i nodi bylchau mewn darpariaeth gymunedol a chyfeirio at CSDd.

5.6.5. Bydd CD,TaCh yn hyrwyddo’r gefnogaeth sydd ar gael i grwpiau cymunedol ac yn atgyfeirio swyddogion ac adrannau lle bo hynny’n briodol.

6. Cymorth Ymarferol a Hyfforddiant

6.1. Bydd CD,TaCh yn dibynnu, i raddau amrywiol, ar y cymorth proffesiynol y gellir ei ddarparu gan eraill. Mae yna adegau pan all cymorth CSDd fod yn arbennig o ddefnyddiol i CD,TaCh.

6.2. Mae CSDd yn ymgymryd i:

6.2.1. Cynnig cymorth ymarferol i’r CD,TaCh, mynediad i wasanaethau proffesiynol, gwybodaeth arbenigol a chyrchiad i ddigwyddiadau hyfforddi a gynhelir gan CSDd am bris sydd wedi ei gytuno gan y naill a’r llall lle bo hynny’n briodol.

6.2.2. Ymgyfarwyddo eu staff â rôl, cyfrifoldebau a phwysigrwydd CD,TaCh;

6.2.3. Gweithredu a glynu at brotocol penodedig o ran materion cynllunio;

6.2.4. Darparu cefnogaeth a chanllawiau ar ddulliau ymgynghori, a lle bo hynny’n addas, adnoddau ymgysylltu eraill.

6.3. Bydd Cynghorau Dinas,Tref a Chymuned yn ymdrechu i:

6.3.1. Gyfranogi, lle bo hynny’n briodol ac yn berthnasol, mewn cyrsiau hyfforddi a gynigir gan CSDd;

6.3.2. Glynu at brotocol penodedig o ran materion cynllunio;

6.3.3. Bod yn rhagweithiol yn ennill a diweddaru sgiliau o fewn amgylchedd cyfnewidiol lle mae swyddogaeth Clerc a Chynghorwyr CD,TaCh yn esblygu e.e. wrth ymgymryd â gweithgareddau sydd wedi eu datganoli.

7. Etholiadau a Llywodraeth Leol

7.1. Etholiadau teg ac agored ydi sylfaen democratiaeth leol. Fe wnawn ni ofalu bod etholiadau’n cael eu cystadlu’n rhydd ac yn deg. Fe wnaiff CD,TaCh a CSDd annog pobl leol yn weithredol i ymgysylltu â democratiaeth leol drwy eu cynnig eu hunain ar gyfer etholiad a chyfranogiad yn y broses etholiadol.

7.2. Mae swyddogaeth y Cynghorydd Sir fel sianel rhwng CSDd a Dinas,Tref neu Gymuned yn hanfodol o ran perthynas effeithiol. Fe anogir perthynas ragweithiol yn weithredol yn enwedig gyda’r Cynghorwyr Sir hynny sydd ddim ‘â dwy het’ ac sydd ddim ar y CD,TaCh.

7.3. Mae CSDd yn ymgymryd i:

7.3.1. Gynnwys CD,TaCh mewn codi ymwybyddiaeth / cyhoeddusrwydd i annog enwebiadau ar gyfer ymgeisio mewn etholiadau lleol;

7.3.2. Helpu i hysbysebu etholiadau lleol sydd i ddod ar ran y CD,TaCh;

7.3.3. Annog Cynghorwyr Sir yn weithredol i fwydo materion o’r CD,TaCh i’r Grwpiau Aelodau Ardal a fforymau eraill y cyngor a chyfleu gwybodaeth i’r CD,TaCh.

7.4. Bydd Cynghorau Dinas,Tref a Chymuned yn ymdrechu i:

7.4.1. Annog preswylwyr i ddod yn enwebai ar gyfer etholiadau lleol a chyfranogi yn y broses ddemocrataidd.

8. Moeseg a Safonau

8.1. Mae’n bwysig fod pob cyngor yn cydymffurfio â’r polisi ar Gydraddoldeb, Amrywiaeth a Hawliau Dynol.

9. Gweithredu, Monitro ac Adolygu

9.1. Os ydi’r Siarter hon i fod yn ddogfen fyw gydag effaith mae’n rhaid ei chymhwyso a’i gweithredu gydag ymdrech ymwybodol.

9.2. Mae’n bwysig bod y ddogfen yma’n cael ei chynnal fel datganiad cyfoes o’r trefniadau partneriaeth rhwng CSDd a CD,TaCh Sir Ddinbych.

9.3. Fe fydd yna gyfle i drafod cynnwys y Siarter yn y cyfarfodydd Cyswllt neu’r arolwg. Fe drafodir unrhyw adborth fydd wedi ei dderbyn yn y cyfarfodydd Cyswllt hyn a chan staff ac Aelodau CSDd gyda’r CD,TaCh ac fe wneir y diwygiadau a/neu’r ychwanegiadau fel y bo’r angen yn dilyn ymgynghoriad llawn.

Atodiad A: Pwerau a Dyletswyddau y gall CD,TaCh eu cyflawni

Mae gan 'Canllaw'r Cynghorydd Da - ar gyfer Cynghorwyr Cymuned, Dinas a Thref' restr ddangosol o bwerau a gweithgareddau sy’n gymwys i gynghorau cymunedol a chynghorau tref. Mae hyn i’ch helpu i werthfawrogi’r ystod eang o weithgareddau y mae CD,TaCh â grym cyfreithiol i fod yn ymglymedig â nhw, yn ôl Deddfau Seneddol. Mae’n rhestr gyfeirio ddefnyddiol pan fydd arnoch angen gwybod a all y Cyngor Dinas, Tref neu Gymuned weithredu. Sylwch: Cyhoeddir y ffynhonnell gan Lywodraeth Cymru ac mae’n bosib nad yw’n gwbl gynhwysfawr.

Canllaw'r Cynghorydd Da - ar gyfer Cynghorwyr Cymuned, Dinas a Thref (gwefan allanol)

Noder: Pwerau A Dyletswyddau Cyngor Sir Unedol

Mae cannoedd o bwerau y gall CSDd eu deddfu fel cyngor sir unedol yn seiliedig ar ddeddfwriaeth a statud. Ni fyddai eu rhestru yn y ddogfen hon yn effeithlon nac yn effeithiol. Yn hytrach, ymwelwch â thudalen hafan swyddogol arlein deddfwriaeth y DU (gwefan allanol) i chwilio’n rhwydd am wybodaeth ar ddeddfwriaeth a statud benodedig.